意外と知らない「メール」のノウハウ(第1回)

こんなメールをしている企業は得意先に逃げられる

2018.02.20 Tue連載バックナンバー

「メール」は今や、電話以上にビジネスを重要な部分を占める存在です。仕事のほとんどのやり取りをメールだけで行うことも少なくありません。何かと時間に追われている業務の中で、相手の都合を考慮せずに自分の都合で送れる点は、電話にはない大きなメリットです。

 ただ、メールは「行き違い」が生じやすいという難点があり、一つ間違えれば、大きなトラブルを招きます。最悪の場合は、大切な取引先を失う恐れもあります。

 メールがビジネスに当たり前の存在になった今、メールで「確実に」トラブルが起きるケースを紹介し、どうすればメールの誤解が防げるのかを考えてみましょう。

 

なぜメールでトラブルが起きがちなのか?

 メールのトラブルの原因は、冒頭で触れたとおり「行き違い」がメインです。

 会話でのやり取りの場合、相手の表情やしぐさ、話し方や音調から多くの情報受け取ります。そのため、言葉が相手に与える影響力は、10%にも満たないといわれています。

 一方で、メールは文字だけでのやり取りであるため、話し方や音調といった細かいニュアンスは伝わりません。相手に与える情報は、メールの文字だけとなります。

 つまり、会話をしているような内容でメールの文面を作成をしても、その意図がそのまま読み手に伝わることはない、といっても過言ではないでしょう。たとえば、本当は腹を立てているのに、それを隠して冷静な文面にしていたら、相手は全くそのことに気づきません。

 よく起こりがちなのが、早く回答が欲しいのに「できれば、早めにお願いいたします」という文言を送った故に、スルーされてしまうケースです。これはメールの受け手が、「できれば」を「できなければよい」と、受け止めてしまった結果です。

 相手の役職が上がれば上がるほど、このような誤解は起こりがちになります。なぜなら、役職者は日々大量のメールを受信しているため、そもそも全文を読まない人も多く、内容が正確に伝わらず、トラブルに発展することもあります。メールでこちらの真意を相手に伝えるのは、簡単なことではないのです。

 

メールのタイトルで挨拶をしてはいけない

 ビジネスリーダー層が特に失敗しがちなのが… 続きを読む

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大野 萌子

大野 萌子

一般社団法人日本メンタルアップ支援機構(メンタルアップマネージャ(R)資格認定機関)代表理事、企業内健康管理室カウンセラーとしての長年の現場経験を生かした、人間関係改善に必須のコミュニケーション、ストレスマネジメント、ハラスメントの分野を得意とする。現在は防衛省、文部科学省などの官公庁をはじめ、大手企業、大学、医療機関等で年間100件以上の講演・研修を行う。著書、メディア出演多数。

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