グダグダ会議は生涯3万時間を無駄に過ごすことに

会議が変わると働き方が変わる!そのノウハウとは

2018.01.05 Fri連載バックナンバー

 企業や事業を進める上で、会議は重要な意思決定の場です。勤務時間のうち、かなりの比率を会議が占めているという人も多いはず。けれども、あなたはいまの会議に満足していますか。効率的に行われて、高い生産性を上げていると断言できますか。ビジネスコンサルタントとして活躍されている榊巻亮氏にお話を伺い、これまでの「迷走する会議」に変革を起こすコツや意識を変える方法を紹介します。今日から試してみたくなる気づきがきっと見つかるでしょう。

 

なぜ会議を変えることが重要なのか

――まず、会議の変革というテーマに取り組まれた背景やきっかけを教えてください。

 私はケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズというコンサルティング会社で、コンサルタントとして、企業の業務改革や新サービスの立ち上げなどに携わっています。会議を専門にしているわけではありませんが、会議はプロジェクトや変革を進める上での最小単位であり、それが“グダグダ”だとプロジェクトの成果もうまく上がりません。つまり1つ1つの会議をいかに効率的にスピーディに進めるかということが非常に重要な課題になってきます。企業の変革をお手伝いする中で、会議についてのノウハウがかなり蓄積されてきたので、会議を変えるための本の執筆やセミナーなどを行うようになりました。

 一般的なビジネスマンが生涯にどのくらいの時間を会議に費やすのか概算すると、日々の業務の中で2、3割の時間を会議に費やすとして、生涯で3万時間にもなると言われています。これは仮に1日10時間、365日続けて働いたとして、丸8年という時間です。皆さんはその膨大な時間をどのように過ごしているのでしょうか。たとえば、「なるべく目立たない席に座ってやり過ごそう」とか、「パソコンで内職しておこう」とか、積極的とは言えない姿勢で臨んではいませんか。それは非常に不幸な状況だと思うのです。これほど膨大な時間を投資している会議が変われば、働き方そのものを大きく変えることができるはずです。

 実際に『日経情報ストラテジー』誌が調査した数値があるのですが、会議に参加した人のうち、実に42%以上もの人が「何をどう議論して、どこまで決めるのか」最後まで理解できていないと回答しています。衝撃的なことに、42%もの人たちが何の会議だったかよくわからないまま会議室を後にしているのです。これで効率的でスピーディな会議などできるわけがありません。また、44%の人が「会議が変われば会社が大きく変わる」とも回答しており、会議を変えることが働き方改革につながるという期待が数字の上でも見て取れます。

参加メンバーの状態

会議に対する問題意識

 

まず「決まったこと」と「やるべきこと」を確認する

――会議を活性化させるには、まず何から着手すればいいのでしょうか。

 具体的な方策の前に言っておきたいのは、会議においても基本が重要であるということです。会議に関するビジネス書は世の中に沢山ありますが、それにならって、いきなり「ロジックツリーで会議を構造化しよう」と提案しても、困惑するばかりでしょう。テニスに例えると、テニスを始めたばかりの人が錦織圭選手の「エアK」を練習するようなものです。テニスでいうラケットの握り方や靴ひもの結び方など、まず体得しなければならない基本が会議にもあるのです。

 ケンブリッジでは「会議ファシリテーションの8つの基本動作」というものが整理されているのですが、極簡単なことから始めるだけで会議が活発な雰囲気に変わります。今回はそのうち3つをお伝えします。会議はそもそも「準備」「導入」「進行」「まとめ」という4つのフェーズに分かれていますが、最も簡単で効果的なのが… 続きを読む

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田川 接也

田川 接也

フリーランス・ライター

企業の情報誌・Webサイト、自治体の広報誌などをメインに取材・原稿執筆を行う。これまでIT系の導入事例記事を多く手がけているが、ITの他、行政、教育、飲食など、幅広いフィールドにおいても活動している。

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