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「社内のデスクにいることが当たり前」は、もはや当たり前ではない
2019.09.19

失敗する働き方改革、成功する働き方改革第3回

「社内のデスクにいることが当たり前」は、もはや当たり前ではない

著者 沼田 絵美

 一昔前までは、社外に出る必要性がない部門、いわゆる「バックオフィス」部門については、「セキュリティが高く、社内コミュニケーションがとりやすいよう設計されたオフィスこそ、生産性が高くなる」という考え方がありました。そのため、オフィスの自席に内線電話を置いたり、出退勤管理をタイムカードで行うなど、「決まった場所での仕事」が当たり前でした。

 しかし、働き方改革が進む現在、「バックオフィス部門こそ、働く場所に自由と裁量を広げて生産性を高める」という方向へ舵を切る企業が増えています。

 今回は「場所を選ばない働き方」のメリットと、意外と気づきにくいデメリットを、社内・社内のケースに分けて紹介します。

 

フリーアドレスは経費削減や健康増進につながる

「場所を選ばない働き方」を始めるためには、まずは「会社内での自由」の検討からはじめてみましょう。

社内における自由な働き方の1つが「フリーアドレス」です。マイデスクを社員ひとり一人に割り振ることをやめ、その日の気分や仕事内容に応じて、社内の好きな場所で仕事をするスタイルのことです。

 マイデスクをなくすことは、デスクに備え付けのビジネスフォンも廃止することになります。その代わりに、従業員にスマホを貸与したり、各自が持つスマホを業務用に使い分けできるサービスを利用することで、社内でも社外でも、どこにいても電話対応が可能になります。

 これらの仕組みを導入することで、会社にも社員にも、さらなるメリットがあります。本記事では3点に絞って紹介します。

 1つが、「オフィススペース・機器の有効活用」です。従業員は会議や打ち合わせなどで席を外すことも多いのに、全員分のデスクを用意するのは「無駄」が生じているとも言えます。デスクや椅子など、購入費用削減は会社にとって大きなメリットです。

 2つ目が「電話連絡の効率化」です。内線電話の廃止は、「今相手が電話対応できる状態かわからない状態で電話をし、折り返しや伝言を依頼する」といった無駄をなくすための社内ルール作りに取り組むきっかけのひとつ。ビジネスチャットを併用し、電話の取次ぎ工数や業務中断が減少できます。

 3つ目が「健康増進」です。「一日デスクに座りっぱなしで、腰や肩に負担がかかっている……」というのは、事務系オフィスワーカーの多くが感じる悩みです。1時間に1回だけでも、定期的に歩いたり、立って作業をしたりすることで健康に良い影響があります。

 フリーアドレス導入と同時に、「立ってPC作業ができるスペースを用意」「書類庫とデスクスペースをあえて離して歩くきっかけを作る」など工夫をすれば、社員の健康増進に役立てることができます。

 

テレワークは有給取得義務や災害発生時のリスクヘッジでもある

 最近では、「社内のどこで働いても良い」フリーアドレスだけではなく、自宅やサテライトオフィスなど「社外のどこで働いても良い」テレワークを認める企業も増えてきました。

 テレワークのメリットには、… 続きを読む

沼田 絵美

沼田 絵美

国家資格キャリアコンサルタント、キャリア・ディベロップメント・アドバイザー資格所持。新卒で入社した求人広告会社での9年間にわたるコンサルティング営業職を経て、大学キャリアセンター相談業務・個人向け店舗経営と3足の草鞋を履きながら「就職・転職・採用・働き方関連」を主に扱うフリーランスライター。

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