今すぐできる組織の改善(第62回)

突発的な仕事に振り回されない5つの対処法

2018.08.19 Sun連載バックナンバー

「上司や他部署、お客様からの突発的な仕事に振り回されてしまう」――。

 ビジネスマンのこんな悩みをよく耳にします。朝から計画通りに仕事を進められるならば何の苦労はありません。しかし時として、上司から急に仕事を振られたり、担当顧客から問い合わせが入り、至急返事をしなければいけない場合もあります。

 以下は、成績が悪く残業も多い木村さん(27歳・男性/営業職)のケースです。

 木村さんが残業を繰り返している原因は複数ありましたが、そのうちの1つが「当日の見積り対応」でした。

 ある日の19時に担当顧客から電話が入り、「急ぎで見積りが欲しい」と言われた木村さんは、なんとか誠意を見せようと「今日中に出します!」と返答。一事が万事、実は木村さんの元には様々な顧客から「急ぎで見積りが欲しい」と依頼があり、その都度、「今日中に出します!」と返してしまう癖が定着していたのです。

 上司から「急ぎで見積りが欲しいと言われているようだけど、お客さんは本当にその日中に求めているの?」「君がその日に依頼を受けているのだから、お客さんもそれを見越しているはず。必ずしもすぐに提出する必要はないのでは?」と指摘を受けました。確かに、成績の良い先輩の営業マンたちはそのような対応はしていません。

 これは突発的な対応が悪循環を生み出している1つのケースです。このような状況に陥った場合は、突発的な仕事に対する対応ルール・基準を定めるのがオススメです。

 今回は、その5つの対処法を、実例と合わせて紹介します。

 

【1】 すぐに処理せず、まずは納期を調整する

 プログラマーのAさんはある日、午前中にプログラミングの仕事を済ませるプランを組んでいました。ところが、朝からメールや電話の対応に追われたため、プログラミングの仕事が予定通りに進みませんでした。

 そこでAさんは、… 続きを読む

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古川 武士

古川 武士

習慣化コンサルティング株式会社 代表取締役

関西大学を卒業後、日立製作所などを経て06年に独立。約2万人のビジネスパーソンの育成と、約500人の個人コンサルティングの経験を元に、習慣化をテーマにしたコンサルティング会社を設立。個人向けの習慣化支援、企業への行動定着支援を行っている。著書に『30日で人生を変える「続ける習慣」』、『新しい自分に生まれ変わる「やめる習慣」』『人生の主導権を取り戻す「早起き」の技術』など17冊、70万部がある。

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