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働き方に変革をもたらす「UC」、その実力を知る
2013.05.30

新しいコミュニケーション環境が必要な理由とは?前編

働き方に変革をもたらす「UC」、その実力を知る

著者 岡崎 勝己

 移動中や自宅での仕事が当たり前になった現在、問題になってきているのが「連絡」です。「電話をかけてもつかまらない、メールを送っても返事がない」「外出先なので連絡先が分からない」「業務上の連絡先を登録した私物携帯を落としてしまった」……パソコンやタブレット、携帯電話の発達により個人の生産性は向上しましたが、「連絡」を最適化するには、組織としてのツールの整備が必要です。本記事では、さまざまな連絡手段を統合する「ユニファイド・コミュニケーション」を通じて、生産性の向上やリスクの軽減、働き方の変革につなげる方法を探っていきます。

 

最適な連絡手段の選択を可能にするユニファイド・コミュニケーション

 「○○部の××と申しますが、△△さんいらっしゃいますか?」
 「ただいま席を外しています」
 「では、折り返し電話をお願いします。電話番号は……」
 社内でよく経験する光景だが、これは明らかにムダな時間だ。ある調査によれば、電話やメールなど連絡に割く時間は業務時間の50%にも達し、電話をしても話したい相手につながらない率が約3割だという。
 電話ではなくメールではどうか。メールには、送信したいときに送信でき、文字で履歴が残るというメリットがあるが、相手にすぐ読んでもらえるとは限らない。また、ツイッターやLINEなど、リアルタイムな文字コミュニケーション手段が普及した現在、メールにもどかしさを感じる人もいるだろう。
 NTTコミュニケーションズのボイス&ビデオコミュニケーションサービス部 UCaaS PTで主査を務める野村由香里氏は、「電話やメール、チャットなど、コミュニケーション手段が多様化する一方で、それらが適切に使い分けられていないことがこうした事態の根本にあります」と指摘する。
 このような問題を解決する“解”として、今、着実な広がりを見せているのが「ユニファイド・コミュニケーション(UC)」だ。UCとは、多様な連絡手段が統合された通信環境のことだ。
 これまで、会社の通信システムは、電話は電話、メールはメールとして、それぞれ別個に導入されてきた。インスタント・メッセンジャー (IM)やチャット、テレビ/ビデオ会議などの導入も進んでいるが、全社員が普通に利用する環境になっている会社は少なく、一部の社員、部署での利用にとどまっている。そして携帯電話は、会社貸与であったとしても、その管理は個人に任されている。

ユニファイド・コミュニケーションの導入により、全社のコミュニケーション環境を統一

ユニファイド・コミュニケーションの導入により、全社のコミュニケーション環境を統一

 

 通信手段ごとにシステムをばらばらに導入するのではなく、一本化したのがユニファイド・コミュニケーションだ。在席確認機能により相手の状況をリアルタイムに把握したうえで、相手の表情や反応を見ながら話をするのであればテレビ会議、ドキュメントを見せながら話をしたいのならWeb会議、簡単な連絡であればインスタント・メッセンジャーという具合に、最適な連絡手段を選択できる。
 ユニファイド・コミュニケーションサービスとしてNTTコミュニケーションズが提供しているのが「Arcstar UCaaS(アークスター・ユーキャス)」だ。「Arcstar UCaaS」によってコミュニケーションがどう変わるのか見ていくことにしよう。

 

営業担当のAさんの場合

 営業のAさんに顧客から電話が入ったが、Aさんは外出中。顧客は至急連絡を取りたいと言って、自分の携帯番号を伝えた。電話を受けたアシスタントはAさんの私用の携帯を呼び出した。
 Aさんは慢性的な不満を持っていた。「いくら営業だからって、毎回、自腹を切って顧客へ電話しなければならないのだろうか?それに、夜間に顧客からの電話が来ると困るので、個人の携帯電話番号は知られたくないけど、非通知というわけにもいかないし」
 そんなある日、同僚が携帯電話を落とし、問題になった。その後、総務部から通知が来た。
 「個人の携帯電話の電話帳、通話履歴から仕事関係のものはすべて消去すること」
 Aさんの不満はさらに大きくなった……… 続きを読む… 続きを読む

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岡崎 勝己

岡崎 勝己

通信業界向け専門誌、IT情報誌の編集者を経て独立。利用者の立場から見た“技術”の価値をテーマに、ジャーナリストとして活動を展開。得意とするテーマはITと業務改革/イノベーション、ビジネスモデル/人材論など。

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