時間をかけずに文書を読みやすくする方法

　ビジネス文書には、提案書、報告書、企画書、作業指示書、業務マニュアルなど、さまざまな文書があります。これらの文書は内容が重要であることはもちろんですが、文書としての見た目の体裁が整っていなければ、せっかく充実させた内容も読みにくい、残念な文書となってしまいます。

　こんな時は、文書作成ソフトのレイアウト機能を駆使して、さまざまな装飾を施し、凝ったレイアウトにしてみるのが一番です。しかしやりすぎると、時間と手間を掛けたはずが、ますます読みにくい文書になってしまうこともあります。

　おそらくその原因は、文書構造に基づいて体裁を整えていないか、過剰に装飾機能やレイアウト機能を使っているためです。文書には、タイトル、大見出し、小見出し、本文といった階層構造があります。この階層構造を意識して体裁を整えなければ、文書は読みやすくなりません。

　そこで今回は、文書の構造に合わせて効率良く体裁を整えて、読みやすい文書に仕上げるヒントを紹介します。

「スタイル」を利用して効率良くメリハリを付ける

　文書作成ソフトには、種類により呼び方は変わりますが、「スタイル」あるいは「書式」や「段落書式」と呼ばれる機能があります。これは、文書中の文字に、段落単位で装飾を施すための諸設定をパッケージ化する機能です。

　設定できる項目は、書体、文字サイズ、斜体、文字色、囲み線、文字背景色やパターン、行間、段落の前後のスペース、インデント（字下げ）などです。

　たとえば見出しのスタイルは… 続きを読む