スマートフォンの利用に伴う、スマートなコミュニケーション環境を実現し、働き方改革の推進を目指すエネサーブ株式会社。同社はNTTコミュニケーションズの「Arcstar Smart PBX」を導入し、内線環境を一新しました。

　同社がこの取り組みにおいて着目したのは、外勤社員のスキマ時間を活用し、残業時間を削減することでした。

社内コミュニケーションのムダが働き方を改革や生産性向上の大きな障壁に

　働き方改革に伴う残業時間の抑制に取り組む上で、大きなポイントとなるのがモバイルデバイスの活用です。特に営業やフィールドワークなど、社外で働く機会が多い職種の場合、スマートフォンを使って外出先でもメールのチェックや書類の確認ができるようになれば、移動時間や空き時間を有効に活用することが可能となり、業務効率は大幅にアップするでしょう。

　場所にとらわれないコミュニケーション手段として、すでに携帯電話やスマートフォンが普及していますが、通話コストが気になるほか、既存の内線網と統合されていなければ状況に応じて端末を使い分ける必要があるなどの手間が発生します。大和ハウスグループにおいて、フィールドワークが多い電気設備メンテナンス事業に先駆的に取り組んできたエネサーブ株式会社（以下、エネサーブ）にも同様の課題がありました。

　同社が働き方改革への取り組みを本格化したのは、2016年のことです。勤務時間体系の見直しや制度改革などを行い、柔軟に仕事ができる環境を整備してきました。しかし、これだけでは十分な成果を出すことは難しかったといいます。なぜならば、同社の営業担当者や技術者は客先に出向くことが多く、勤務時間の6～7割は社外で活動しています。そうした社外で活動する社員と内勤社員とのコミュニケーションにムダが多く発生していて、働き方を変え、生産性を向上する上で大きな障壁となっていました。

　作業はあくまでも顧客の業務に合わせて行うため、待ち時間などのスキマ時間が発生することも多かったといいます。そこで外出中の社員のスキマ時間の有効活用することで、従来帰社後に行っていた業務を現場で対応することができるのではないかと考えます。そのために、いかに社外と社内をシームレスに連携させるか検討を重ね、同社が出した解決策が、スマートフォンの内線化による音声コミュニケーション環境の見直しです。

　同社常務取締役 管理本部長兼財務部長の西澤稔氏は「働き方改革は、残業時間を削減し、コストを削減できる施策と捉えがちですが、それ以上にムダな時間を有効な時間に変えて、生産性向上を図ることが重要です。社員のポテンシャルを引き出すために、重要な経営テーマとして認識しています」と話します。

コミュニケーション環境の改善を図り、クラウド型PBXを導入

　全国に16の事業所がある同社の社内コミュニケーションは、電話を利用することが多い。

「各拠点にPBXを設置し、拠点間はIP電話サービスで疑似内線を実現していました。その上で外出が多い営業担当者や技術者には携帯電話あるいはスマートフォンを貸与し、外出先でも連絡が取れるようにしています」と西澤稔氏が話すように、同社は社員と常に連絡できる環境を構築していました。

　とはいえ携帯電話やスマートフォンの利用は緊急連絡用の意味合いが強く、基本的に顧客や取引先からの電話は会社の代表番号で受けていたので、外出中の従業員宛てに電話がかかってくると、携帯電話にかけ直すように依頼したり、あるいはその従業員からコールバックしたりする必要がありました。

「また、社員間の連絡についても、社外にいる社員に電話をかけると通話料がかかるため、まず内線にかけ、不在だということがわかったら携帯電話に電話をかけるというのが一般的でした。営業担当者や技術者はほとんど外出しているのがわかっていても、基本的には、この段取りを踏んでおり、余計な手間と時間がかかっていたのです」と同社総務部副部長の野阪努氏は言います。

　そこで同社はコミュニケーション環境の最適化を視野に入れた、通信環境の刷新を決意します。サービスの選定にあたり留意したこ… 続きを読む