2018.04.20 Fri

 月末や期末に請求書発行・受取業務が集中することは、財務・経理部門にとって悩みのタネの1つ。数百、数千通の請求書の印刷・封入・郵送といった発行処理、届いた請求書の社内承認・仕訳といった受取処理による残業が常態化しているケースも多いのではないでしょうか。あるいは社内稼働の軽減を図り外部委託しているのであれば、コストやスピードに不満を感じていませんか。こうした問題を解決する一手が請求書の電子化、ペーパーレス化です。企業間を結ぶ電子請求書のプラットフォームを提供する株式会社インフォマートに、電子化のポイントやメリットについてお話を伺いました。

 

請求書の電子化、普及を妨げるいくつかの事情

 請求書をはじめとする国税関係書類は過去7年間の保存が義務付けられますが、1998年に施行された「電子帳簿保存法」で紙に加えて電子データでの保存も可能になりました。その後も2005年の「e-文書法」、2015年の電子帳簿保存法の改正などにより電子化、ペーパーレス化の対象領域は拡大しています。しかし、現在でも企業間取引において受発注はデータで行いつつも、請求書については“紙”で受け渡しするという企業がほとんどです。

 これは、働き方改革を推進する企業にとって大きな障壁となります。紙の請求書の受取・発行には手作業による膨大な手間と時間が必要になり、常に月末や期末は多忙な作業に追われるようになるためです。このような物理的な業務を請求書の電子化で合理化、効率化し、財務・経理部門の負担を軽減することが働き方改革の第一歩となります。たとえば日常的な業務連絡では、郵便より電子メールの方が圧倒的に“話が早い”ことは明らかです。それでもなお請求書の電子化が普及しない理由はどこにあるのでしょうか。

 請求書電子化の普及を妨げている要因としては、まず「各社、請求書のひな型がバラバラなので自社のみで取り組んでも意味がない」ことが挙げられます。請求書は企業間で受け渡しするものですので、取引先の協力は不可欠です。そこで取引先との合意のもとで自前のシステム構築を考えると、今度は「各社の請求業務に合わせる時間とコストがかかる」ことが問題となってきます。しかも、たとえシステム導入に踏み切っても、大前提として「発行側の電子化でメリットが生まれたとしても、受取側が1通だけ電子で、その他は紙のままではメリットがないから協力してもらえない」という問題も生じます。

 この請求書の発行側、受取側の双方を電子化してメリットを持たせることにこそ、電子化の普及では重要だと分析するのは、株式会社インフォマート(以下、インフォマート)経営企画本部の源栄公平氏です。

「自前でのシステムの構築には、時間とコストがかかります。そこで短納期、低コストで導入できるクラウド型の電子請求書サービスを利用する手もありますが、多くは発行、受取どちらかの機能しかないため、メリットが出ないのです。たとえ自社が楽になっても、取引先に負担を強いるようでは世の中に普及しません。発行側、受取側、双方のコスト削減、業務効率化が図れる仕組みこそが重要になってきます」

 結論として、請求書の電子化に向けた自前システム構築を断念し、手軽に利用できるクラウド型サービスもフィットしないということが、多くの企業が請求書を紙で受け渡しせざるを得ない状況を招いていると言えそうです。

 

発行、受取の双方にメリットの生まれる電子化とは… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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