Bizコンパス

便利なはずのグループウェアでトラブル発生。なぜ?
2019.10.18

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第15回

便利なはずのグループウェアでトラブル発生。なぜ?

著者 Bizコンパス編集部

 政府が掲げる「働き方改革」には、長期間労働の是正のほかにも、いくつかの具体的な取り組みがあります。たとえば、「オフィスに縛られない、自由な働き方の実現」もその1つです。

 自宅やサテライトオフィスなど、社外環境で働くためには、メールやスケジューラー、掲示板やファイル共有といった幅広い機能を兼ね備えた、クラウド版(SaaS)のグループウェアが重要な存在となります。インターネットに接続できる環境であれば、時間や場所、デバイスを問わず、外出先や出張中のメンバー、在宅勤務など別拠点にいるメンバーとのやりとりが円滑にできます。

 そんな便利なグループウェアですが、使い方によってはトラブルが発生し、かえって不便になってしまうケースもあります。どうすればトラブルを避けられるのか、どのようなグループウェアを使えば良いのか、実際のケースを想定して考えてみましょう。

 

そもそも、クラウドのグループウェアを使うメリットは何?

 グループウェアのトラブルにスポットを当てる前に、そもそもグループウェアがどれだけ働き方改革に貢献するものなのか、そのメリットから紹介しましょう。

 まずは、「従来の作業環境をマルチデバイスに拡大できる」点です。これまでPCで個別にインストールしていたワード、エクセル、パワーポイントといったツールが、IDとパスワードでログインすることで、PCやスマートフォン、タブレットPCといったデバイスで、共通のドキュメントを編集できるようになります。

 続いて「メンバー間の情報連携が活性化できる」点もあります。グループウェアには、メールはもちろん、大容量ファイルを関係者同士でシェアできるストレージや、リアルタイムな意思疎通ができるチャット/ビデオ会議なども用意されており、さまざまな手段でコミュニケーションが可能になります。

 クラウドのため、セキュリティを懸念する人もいるかもしれませんが、グループウェアでは「管理者権限機能」を使うことで、メンバーの役職や部署などに応じて、閲覧可能な範囲が限定できます。こうした機能を利用すれば、情報漏えいリスクも抑えられます。

 さらに、デバイスへのインストールが不要です。そのため、常に最新バージョンで利用できるため、デバイスごとにアップデートを行う稼働もなくなります。旧バージョンの脆弱性を狙われるといったリスクも低減できるため、アプリケーション管理も効率化できます。

 このように便利なグループウェアですが、十分な対策をせずに、見切り発車で導入してしまうと、想定外のさまざまな問題が起こることがあります。以下、実際の会社で起こりうるトラブル例を、3つに分けて紹介します。

 

グループウェアの残念なあるある1:操作性が悪い!使いにくい

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