Bizコンパス

“脱Notes”を実現するための最適解とは?
2016.02.12

困難なグループウェア乗り換えの課題を解決!

“脱Notes”を実現するための最適解とは?

著者 Bizコンパス編集部

 Notes/Dominoから別のグループウェアへの乗り換えにおいて、障壁となりやすいのが「シナリオ」と呼ばれるワークフローの機能です。さまざまな処理を自動化できる便利な機能ですが、グループウェア製品によって機能に大きな差異があることから、シナリオの移行でつまずくというプロジェクトが少なくありません。そこで、今回はNotes/Dominoからの移行における課題や、ワークフロー製品の選び方について解説していきます。

 

一連の業務処理を自動化できるワークフローエンジン

 社内での情報共有を円滑化できるグループウェアとして脚光を浴び、これまで多くの企業で導入されてきたのが「Notes/Domino」です。初版がリリースされたのは1989年と長い歴史を持つソフトウェアであり、現在はIBMが「IBM Notes/Domino 9.0」として販売しています。

 情報共有とその管理、独自にアプリケーションを開発できる仕組みなど、Notes/Dominoにはさまざまな機能が盛り込まれており、業務を効率化することなどを目的に幅広い現場で使われてきました。しかし昨今ではライセンス費用の高騰などから、別のグループウェアへの乗り換えを模索する企業が目立ち始めています。ここで課題となってくるのが「シナリオ」と呼ばれる機能です。

 シナリオは業務の一連の処理を定義した「ワークフロー」の自動処理を支援する機能であり、ほかの製品では「ワークフローエンジン」や「BPM(Business Process Management)」などと呼ばれています。

 通常、企業において何らかの製品を購入するという際、稟議書を作成して課長や部長に申請し、承認印や決済印が得られたら発注を行うといった手順がとられているのではないでしょうか。しかし紙の稟議書を使った申請では、「いま誰が書類を保持しているのか」といったステータスが分かりにくい上、承認者が出張中で承認してもらえないといった課題も生じてしまいます。

 しかしワークフローエンジンを利用すれば、事前に設定した承認経路に従って自動的に承認依頼が行われるほか、現状のステータスをいつでもチェックすることができます。またシステムにアクセスできれば、外出先でも書類をチェックして処理を行えるのもメリットでしょう。

ワークフローエンジンを使った申請処理の基本的な流れ

 

ワークフローの機能不足が引き起こす業務効率の低下… 続きを読む… 続きを読む

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