営業にダマされない! ITサービスの選び方(第7回)

営業にダマされない! クラウド型メールの選び方

2014.02.28 Fri連載バックナンバー

 自社運用(オンプレミス)のメールシステムから、大容量で低料金のクラウド型メールへ移行する企業が増加しています。

 これまで大半の企業はメールサーバーを企業内に保有してきました。しかし、「BCP対策の観点から、メールは自社で抱えずアウトソーシングしたい」、「増加し続けるメールサーバーと従業員からの問い合わせ対応について、運用管理を継続することが難しい」、「数年前から老朽化が進むメールサーバーをどうするか決めなくてはならない」、といった事情から、クラウドの検討・活用を始めることが多くなっています。

 企業のコミュニケーションの中核を担う機能としてメールの役割は非常に重要です。しかしセールストークを鵜呑みにしたサービス導入は、企業の生産性を落としかねません。今回はクラウド型メールサービスに焦点を当てたいと思います。

 

社内メールサーバーが老朽化したら、絶対にクラウド型メールにすべきです!

営業担当

<営業担当>

 前回のお打ち合わせで御社にヒアリングさせていただいたところ、社内にあるメールサーバがかなり老朽化しているとのことでした。そのような企業様には、クラウド型のメールサービスがオススメです。現在運用しているメールサーバの管理の負荷が軽減される上、今後サーバーの老朽化を心配する必要がなくなります。バックアップはニーズに合わせて設定できますのでメールデータが損失する可能性もほとんどありません。

情報システム担当

<情報システム担当>

 メールサーバーが老朽化していたことは事実であり、運用負荷軽減やバックアップの安全性など、提案内容も納得がいくものだったため、クラウド型のメールサーバを採用した。しかし、実際にメールを利用している現場部門からは不満の声が聞かれるようになった。社内でヒアリングをしてみると、画面やショートカット、機能などインターフェースが従来からまったく異なり使いづらく、生産性に悪影響が出てしまった。

  利用者である現場部門の声を踏まえず導入したことが失敗の要因になっています。クラウド型メールサービスの導入を検討する際は、メーリングリストが作りやすいか、フォルダ分けやショートカットが簡単にできるかなど、現場部門がインターフェースの使いやすさをあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

 

インターネットブラウザだけあれば利用できます!

営業担当

<営業担当>

 弊社のクラウド型メールサービスはインターネットブラウザさえあれば利用できます。豊富な機能も備えており、必ず貴社のニーズに応えられるサービスになっています。

 

情報システム担当

<情報システム担当>

 メーラーではなくブラウザで見られるという利便性を求め、クラウド型メールサービスへ移行した。しかし、サービス事業者側が要求しているブラウザのバージョンに対応しないといけないため、社内の多くのシステムを、常に最新のブラウザにバージョンアップしなくてはならなくなった。メール更改前にはなかった、事業者側の改修についていくという、新たな負荷が加わってしまった。

 クラウド型メールサービスでは、サービス提供ベンダーが提供する仕様に、サービスを利用する企業側が合わせる必要があります。今回のケースのように、頻繁にブラウザのバージョンアップが必要になると、結果的に更改前よりも負荷が高まるといったケースにつながりかねません。導入前には、対応するブラウザやバージョンを確認しておくことが重要でしょう。

 

システム部のメールサーバー運用負荷が減らせます!

営業担当

<営業担当>

 御社の情報システム部門のメールサーバ運用負荷は、事業拡大に伴ってかなり高くなってきているようですね。サーバーがこのまま社内にある限り、システム障害のリスクと戦いながら運用とメンテナンスを続けなければなりません。クラウド型メールサービスへ移行すれば、その運用負荷も減るのではないでしょうか。メールサーバーがクラウドになりますので、御社のシステム部門で運用負荷を気にしていただく必要はありません。運用とメンテナンス負荷が削減されるため、コスト面でも非常に有利ですよ。

情報システム担当

<情報システム担当>

 事業拡大に伴いメールサーバーの運用負荷増加は喫緊の課題になっていた。一刻も早くメンテナンス負荷を軽減させるために、とあるクラウド型メールサービスの導入を検討しはじめた。しかし、この会社のサービスでは、ウイルス対策や誤送信防止など、これまで自社で運用していたセキュリティソフトがクラウド環境下では利用できないことがわかった。このまま移行をしてもセキュリティ機能のユーザー設定を個別に行う手間が出てくるため、別のクラウド型メールサービスを検討することにした。

 システム部門のメールサーバー運用負荷は多くの企業で課題となっており、クラウド型メールサービスはその負担を軽減する新しいサービスとして注目されています。しかし、セキュリティ対策など、導入によって本当に負荷が軽減されるのか、その検証活動を疎かにしてしまいがちです。本当に運用負荷軽減につながるのか、メールサービス全体をチェックしましょう。

▼まずは、クラウド型メールサービスをおさらい▼
「クラウド型メールサービスとは?」

※掲載されている内容は公開日時点のものです。
※掲載されているサービスの名称、内容及び条件は、改善などのために予告なく変更することがあります。

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Bizコンパス編集部

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