働き方改革を後押しする、新タイプのビデオ会議

場所やデバイスを選ばないデジタルミーティングとは

2018.09.12 Wed連載バックナンバー

 電話会議やビデオ会議はすでに多くの企業で導入されていますが、外部接続の難しさから社内での利用に留まっているケースが多いのではないでしょうか。しかしながら顧客や取引先などともビデオ会議が実施できれば、在宅勤務の推進や業務効率の向上を目指す上で大きな武器となり得ます。今回は、このように社外などと電話・ビデオ会議を行う上で便利なソリューションを解説します。

 

在宅勤務の課題を解決するビデオ会議サービス

 現在の日本のビジネスシーンにおいて、大きなトレンドとなっているのが働き方改革です。生産年齢人口の減少への対応、あるいは育児や介護との両立などを目的として、すでに多くの企業で働き方改革への取り組みが進められています。

 この働き方改革を成し遂げるため、在宅勤務やリモートワークに注目する企業は少なくありません。在宅勤務が可能になれば、育児や介護をしながらでも働けるようになるでしょう。またリモートワークによりカフェやカラオケボックスなど好きな場所で作業することができれば、無駄な移動時間を省けることからワークライフバランスの改善にもつなげられます。

 これらを実践するためのツールとして、ぜひ導入したいものの1つがビデオ会議サービスです。昨今では、中堅・中小企業であっても手軽に導入できるクラウド型のビデオ会議サービスも登場しています。これを利用すれば、自宅や外出先でも会議や打ち合わせに参加することが可能であり、違う場所で働いていても密にコミュニケーションが図れます。

 特に昨今のサービスでは、スマートフォン1つでどこでも会議に参加できるほか、ヘッドセットがあれば歩きながらでも打ち合わせが可能です。スマートフォンが苦手な世代であっても、電話を普通にかけるだけでビデオ会議に音声で参加できるサービスもあり、それぞれの場所や人に応じた最適なデバイスで会議が行える状況が整っています。

在宅勤務メンバーとビデオ会議

 最近では、社内だけでなく顧客や取引先など社外との会議や打ち合わせにおいても、電話会議やビデオ会議で実施したいというニーズが高まっています。これならば在宅勤務でも参加できるほか、オフィスに出社している場合であっても移動時間を省けるため、時間をより有効に使うことができるでしょう。また移動を伴わないため、出席者の時間の調整がしやすくなることや、会議のための場所を確保する必要がないといった利点もあります。

他社サービスとも接続できるビデオ会議サービスが登場

 このようなビデオ会議を行うためのサービスとしては、Microsoftの「Office 365」の「Skype for Business」や、Googleが提供する「G Suite」に含まれる「ハングアウト Meet」があります。Office 365やG Suiteはすでに多くの企業で利用されており、実際にこれらを社内の会議に利用しているという企業は多いでしょう。

 ただし、以下のような課題を抱えてはいないでしょうか。

・社外の人に参加してもらおうと招待状を送ったが、操作が難しくうまくいかなかった
・取引先により利用している会議サービスがさまざまで、どうやってつなぐのか悩んだ
・PCが目の前にない状況で電話しかなかったとき、会議に参加することができなかった
・普段利用しているサービスでビデオ会議を開催したが、画質が荒くて資料の内容が読み取れなかった

 これらの問題を解決するサービスがNTTコミュニケーションズの「Arcstar Video Conferencing Arkadinタイプ」です。相手がどのような会議サービスを利用していても、手軽かつ簡単に接続することが可能でストレスがありません。

Arcstar Video Conferencing Arkadinタイプ」の概要

 Skype for Businessやハングアウト Meetといったサービスは、基本的に同じサービス同士での接続が前提となっているため、顧客や取引先が別のサービスを使っている場合はビデオ会議を行うことができない場合があります。その場合、どうしてもビデオ会議を行いたい場合は顧客と同じビデオ会議サービスを導入して利用することになりますが、複数のサービスを使い分けるのは煩雑であるほか、当然ながらコスト負担も増大してしまいます。

 一方、Arcstar Video Conferencing Arkadinタイプであれば、相手が社外かどうかを気にすることなく、社内のビデオ会議と同じように顧客や取引先とオンラインでコミュニケーションを図ることが可能になります。

導入シーンの一例

ご覧いただくにはログインが必要です。

新規会員登録(無料)はこちら

まだ会員でない方は、会員登録(無料)いただくと、続きが読めます。

数多くの便利な機能を搭載!

 Arcstar Video Conferencing Arkadinタイプは、Office 365やG Suiteとの連携に対応していることもポイントです。具体的には、Outlookツールバーから会議の招待状の送付や会議の実施などといった操作が可能なほか、Googleカレンダーにビデオ会議の予定を登録することもできます。

Outlookツールバーとの連携イメージ

G suite(Googleカレンダー)との連携イメージ

 また会議をボタン1つで録画する機能も便利です。こうして録画した映像を議事録代わりに利用したり、会議に参加できなかった人に対して共有したりすることが可能であり、会議にかかわる業務の効率化も果たせます。

 すでに設置されているテレビ会議システムと接続できることも魅力でしょう。たとえば自社側ではテレビ会議システムを利用して参加しつつ、顧客や取引先はパソコンを利用するといった形でビデオ会議を開催することも可能です。

TV会議端末(H.323)からの接続イメージ

 さらにパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末、そして通常の電話でも会議に参加することができます。これにより、出張先で宿泊しているホテルからはスマートフォン、外出先からは携帯電話で会議に参加するといったように、状況に合わせて最適なデバイスが選べます。なお音声接続の場合、VoIPによるインターネット経由での接続のほか、グローバルに展開されたアクセスポイントに電話をかけて接続する方法も利用できます。

 アプリケーションをインストールすることなく、Webブラウザ(Google Chrome)から数クリックでビデオ会議へ入室できるシンプルさもArcstar Video Conferencing Arkadinタイプの特長となっています。録画の機能もあるため、会議に参加できなかったユーザーが会議の内容を把握する際に使えるほか、議事録を作成する手間も省けるでしょう。また会議中のほかのユーザーの呼び出しや参加者間でのチャット、画面共有といった機能も利用できます。映像を高精細に表示する独自エンジンを搭載しているため、カメラで映した資料も見やすく表示できることも特長となっています。

ご覧いただくにはログインが必要です。

新規会員登録(無料)はこちら

まだ会員でない方は、会員登録(無料)いただくと、続きが読めます。

働き方改革の取り組みの強化や、ワークライフバランスの改善を実現

 こうしたビデオ会議は業務のさまざまな場面でメリットをもたらします。前述したように相手が在宅勤務や出張先であっても会議や打ち合わせを実施できるうえ、会議室などの場所を確保する必要がないため、思い立ったときに即座に会議などを実施できる利便性もあります。

 会議以外の用途でも活用できます。たとえば海外から資材を調達するといった場面でビデオ会議を使えば、色や形を映像で確認できるためサンプルを取り寄せたり現地に出向いたりする手間を省けます。またWebサイト上にビデオ会議の窓口を設け、コールセンター的にお客さまと直接コミュニケーションを図るといった使い方もあります。

 映像や音声を記録できることも大きなメリットでしょう。たとえば説明会を実施する際、すべてのメンバーが参加できなかったとしても、記録した映像を見てもらえれば内容を把握してもらうことができます。

 たとえば事業部の全員が参加するような大規模な説明会を行う場合、会場を確保するだけでも大変な労力がかかります。しかしビデオ会議であれば、従業員は好きな場所から参加することができるため、説明会を開催するための稼働は抑えられ、効率的に実施することができます。

大規模な説明会も自席から参加

 このように、メリットが多数挙げられるビデオ会議を、社内外を意識せずに使えるような環境を整えれば、在宅勤務を伴う働き方改革の取り組みの強化、あるいは業務の効率化によるワークライフバランスの改善に有効でしょう。またこれから働き方改革に向けてビデオ会議サービスを導入するといったケースでも魅力的な選択肢となるのではないでしょうか。


◎本記事で紹介した「Arcstar Video Conferencing Arkadinタイプ」に関するWEBセミナー情報

「ガラケーからでも・テレワークでも・テレビ会議システムからでも  働き方改革に役立つビデオ会議の新潮流とは」

●日時 第一回 2018年10月10日(水)11:00~11:45
    第二回 2018年10月12日(金)14:00~14:45

●事前登録 →登録はこちら

ご覧いただくにはログインが必要です。

新規会員登録(無料)はこちら

まだ会員でない方は、会員登録(無料)いただくと、続きが読めます。

このテーマについてもっと詳しく知りたい

Bizコンパス編集部

Bizコンパス編集部

このページの先頭へ
Bizコンパス公式Facebook Bizコンパス公式Twitter