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読者の知りたいことNo.1「業務効率化」はどう進めるべきか?
2021.05.12

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第36回

読者の知りたいことNo.1「業務効率化」はどう進めるべきか?

著者 Bizコンパス編集部

 「働き方改革を推進したい」という意向を持っている企業は多いでしょう。しかし、働き方改革は非常に範囲の広い言葉であり、具体的にどのようなことを改革していきたいのか、何から手を付けるべきか、手をこまねいているという企業もまた多いかもしれません。

 そこでBizコンパスでは、読者に対し、働き方改革について「知りたいこと」のアンケートを実施。その結果、関心度の高い回答として「業務の効率化(自動化/電子化など)」が挙がりました(全回答の41%)。

 働き方改革の核ともいえる業務効率化を進めるためには、具体的に何をどうすれば良いのでしょうか? 今回は、Bizコンパスでこれまでに取り上げた記事の中から、アクセス数が多く、読者の注目度が高かった記事を元に、業務効率化を推進する方法を紹介します。

Teamsに外線機能がない……。でも後付けする方法はある

 業務効率化を推進するためには、社内外のコミュニケーション方法を変えることが重要な要素となります。特に、コロナ禍でテレワークを実践している企業であれば、Web会議を今まで以上に使用するシーンが増えたでしょうが、このWeb会議に少し手を加えることで、コミュニケーションの効率は今まで以上にアップする可能性があります。

 たとえば、Microsoftのコラボレーションプラットフォーム「Microsoft Teams」の例を見てみましょう。TeamsはWeb会議だけでなく、内線通話やチャット、資料共有や進捗管理など、チーム内でのコミュニケーションを活性化させるための機能を備えたツールです。ただし、外線の通話機能については、デフォルトでは搭載されていません。会社の外線電話に着信があった場合は、担当者に取り次ぐといった、旧来の業務フローで処理しなければいけませんでした。

 しかし、Teamsに外線機能を追加できるサービスもあります。Teamsの利用IDごとに電話番号を割り当てることで、Teams上で固定電話、携帯電話などへの外線電話の発着信が行えます。Office365の電話システムと連携すれば、着信電話の転送、保留した通話のピックアップ、留守番電話といった機能も利用できます。

 これらの機能を使うことで、たとえテレワーク中であっても、オフィスと同等の外線通話が、Teams上で可能になります。社内外のコミュニケーションをTeamsに集約すれば、業務上のコミュニケーションはより効率化することでしょう。

・関連するBizコンパス記事はこちら
Teamsに外線機能を追加すれば、オフィス環境はもっと簡単に構築できる

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