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読者の知りたいことNo.1「業務効率化」はどう進めるべきか?
2021.05.12

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第36回

読者の知りたいことNo.1「業務効率化」はどう進めるべきか?

著者 Bizコンパス編集部

固定電話や交通費・請求書も業務効率化できる

 ビジネスシーンで「業務効率化」すべきポイントは、これ以外にもさまざまな場面に存在します。

 たとえば、オフィスの固定電話です。会社に固定電話があると、顧客や関係者から電話が掛かってきます。当然それを受けるためのスタッフが必要になり、そのスタッフはテレワークができません。固定電話があることで、従業員の働き方も“固定”されてしまいます。これでは、働き方改革はいつまで経っても進まないでしょう。

 しかし、固定電話を「クラウド化」すれば、内線通話や代表番号着信、各種転送などのPBX機能がクラウド上でも利用でき、スマートフォンを会社の内線端末として使用できます。つまり、自宅でも外出先でも、会社に掛かってきた電話に応対できるようになります。

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従業員を固定電話から解放、第一生命の“スマホで加速する”働き方改革

 

 固定電話以外にも、「はんこ出社」に代表されるような、紙の書類の発行や処理のための業務も効率化ができます。昨今では、クラウド型請求書電子化サービスが登場しており、それらを利用することで請求書、見積書、注文書といった文書が電子化できます。これらによって企業間での紙書類のやりとりを大幅に効率化することができます。

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DXの第一歩は請求書から!企業間取引を加速する方法

 

 より身近なところでは、毎月発生する交通費や経費の精算の手間を、モバイルSuicaサービスとの自動連携により、大幅に簡素化するサービスもあります。

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交通費の立替払いはムダ!○○に変えれば年約5千時間の稼働が削減できる

 

 業務効率化は、普段の仕事の中のちょっとしたことからスタートできます。もし本記事の中で「これなら始められそうだ」と思うものがあれば、まずは身近なところから業務を効率化してみてはいかがでしょうか。

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