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テレワークに電話番はいらない!音声基盤の不満をクラウドで解消する方法
2021.04.21

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第35回

テレワークに電話番はいらない!音声基盤の不満をクラウドで解消する方法

著者 Bizコンパス編集部

 新型コロナウイルス感染症の拡大により、テレワークの導入が急速に進んでいます。自宅で仕事ができるよう、PCやネットワークなどIT環境を積極的に整備している企業も多いでしょう。

 しかし、意外と見過ごされやすいのが「電話」です。テレワークの場合、オフィスの固定電話にかかってきた電話には応答できません。もしかすると、オフィスに設置されている固定電話に応答するために、わざわざ“電話番”が出社している企業もあるかもしれませんが、それではいつまでたってもテレワークに移行できません。

 こうしたテレワークにおける電話の問題は、クラウドを活用することで解決できるようです。電話を含む複数のコミュニケーションツールを統合したクラウドサービスを提供する、NTTコミュニケーションズ株式会社(以下、NTT Com)の貞松晋一郎氏と村上未穂氏に聞きました。

テレワーク中なのに、電話番はオフィスに出社しなければいけない!?

 企業がテレワークを推進していく際、オフィスに備え付けの固定電話をどのように処理するのかは、重要な問題です。電話応対のためにスタッフにオフィスの出社を命じている企業もあるかもしれませんが、従業員の新型コロナウイルスへの感染リスクも高めてしまうことになります。

 そもそも、電話の取り次ぎ業務は非常に非効率です。取り次ぎ相手の従業員がオフィスにいれば、電話を転送するだけで済みますが、テレワークや外出などで席にいなければ、先方に折り返すように伝えたり、名前や要件、連絡先などを聞いて、従業員にメールや電話などで伝える必要があります。こうした業務を一日に何度も行っていると、相当な時間の無駄が発生することになります。

NTTコミュニケーションズ株式会社
プラットフォームサービス本部
アプリケーションサービス部
担当課長
貞松晋一郎氏

 NTT Comの貞松氏によると、電話業務に関する課題を解決するために、コミュニケーション基盤の更改を検討する企業が増えているといいます。しかし、単純に会社で契約したスマートフォンを従業員に貸与する形で代替した場合、いくつかの懸念事項があるといいます。

 「場所にとらわれず電話が使える環境を整備するため、固定電話機を減らしていきたいという企業は少なくありません。しかし、090番号などが割り当てられたモバイルキャリアのスマートフォンを単純に従業員に配布した場合、それぞれの端末に契約料金がかかるため、コストが嵩んでしまいます。そのうえ、顧客の個人情報を保存したスマートフォンが紛失してしまう恐れもあり、セキュリティ面でのリスクも伴います」(貞松氏)

NTTコミュニケーションズ株式会社
プラットフォームサービス本部
アプリケーションサービス部
主査
村上未穂氏

 NTT Comの村上氏によれば、既存のPBXをリプレースするといった大がかりな更改を望む声よりも、「リモートワークのニーズに対応できるシステムを手っ取り早く導入したい」といったように、部分的にサービスを導入したいという声が増えているようです。

 「新型コロナウイルスの影響により、これから2~3年後にどれくらいの人がオフィスで業務を行うのか、どのようなコミュニケーション基盤が必要になるのかを予測することが難しくなっています。そのため多くの企業では、新規で投資をすることにためらいが生じているのが現状です」(村上氏)

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