こうした交通費の精算業務の負担を軽減するために、現在は多くのベンダーから、経費精算をサポートするシステムが提供されています。

　こうしたシステムの中には、「Suica」といった交通系ICカードに記録されている乗車履歴を読み取り、自動的にデータを入力するものもあります。こうした機能を利用すれば、従業員側がわざわざ手入力をする必要はないため、簡単に処理でき、ミスも少なくなるでしょう。

　ただし、この場合に注意しなければいけないのが、ICカードに記録できる履歴の件数は「20件」が上限という点です。20件を超えると、古い履歴から順番に削除されてしまうため、1カ月に20回以上移動する場合、一部の交通費が反映されないことになります。

　さらに、ICカードを読み取るためにはカードリーダーを設置する必要があります。カードリーダーがなければ、ICカード内に記録されたデータを、システムに取り込むことはできません。

　イーストグループでは、交通費精算の省力化につながるサービスを探していたものの、このような背景からなかなか導入に至りませんでした。

　「当社では、働き方改革の機運が高まる中で、経費精算に時間をかけず、従業員が映像コンテンツ制作に集中できる環境を整えることができないものかと、経費精算システムの導入を検討していました。

　しかし、ICカードは利用履歴が20件を超えると古いデータが削除されてしまう点、カードリーダーが必要になる点で、なかなか導入に踏み込めませんでした。もしカードリーダーを使うことになった場合、オフィスにICカードをかざすためだけに、従業員を現場から帰社させることになってしまいます」