日本の企業では、従業員が業務で電車やバスなど公共交通機関を利用する際、従業員側が立て替え払いをし、1カ月に1回、交通費を精算する、というスタイルが一般的です。しかし、外出が多い場合は、毎月の精算処理に苦労しているという人も多いでしょう。

　交通費の精算では、「いつ、何の目的で、どこからどこまで、どんな手段で移動したのか」を明確に示す必要がありますが、そうした情報を毎回記録し、経費精算システムに入力するのは、従業員にとって大きな負担となります。また、手作業で行うため、申請漏れや入力ミスが生じる恐れもあります。

株式会社イースト・グループ・
ホールディングス
執行役員 経営企画部長
刑部 雅人氏

　交通費の精算業務が負担になっているのは、申請する側だけではありません。従業員が申請を行えば、その申請が正しく行われているか、金額に間違いはないかというチェックを、承認する側である上司や経理部門が行います。この際、申請内容に誤りがあると本人に差し戻すことになり、さらに余計な手間が発生します。

　イーストグループでも、毎月の交通費の精算業務は大きな負担となっていました。

　「従業員は外出先での仕事で疲れているのに、交通費精算のためにわざわざオフィスに戻り、そこから精算業務を行います。1カ月分をまとめて入力しようとすると、相当な負担を強いることになり、間違いも多くなるため、どうにか改善したいと考えていました」（刑部氏）