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プロが解説、Web会議で成果を出すためのファシリテーション術とは?
2020.11.11

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第29回

プロが解説、Web会議で成果を出すためのファシリテーション術とは?

著者 岡野 紘二

Web会議の成否は準備で分かれる『デザインスキル』

 デザインスキルとは会議の目的を達成するために、議題や進め方、メンバー構成などを設計し、管理するスキルのことです。デザインの対象として、具体的には全体デザイン、詳細デザイン、事後デザインの3つに分かれます。

 もちろん全て重要ですが、リモート会議で特に重要になるのは詳細デザインだと考えています。なぜなら詳細デザインの検討度合いが、先ほどのリモートベーススキルの発揮と深く関係しているからです。

 詳細デザインで検討する項目は、会議名称/目的/議題/ゴール/日時/参加者/使用ツール(Web会議システム・ディスカッションツールなど) /情報・周知事項/準備事項/議論の進め方/グラウンドルール(約束事) などです。

 実はこれらは、すべてリモートベーススキルと関連するものばかりです。例えば、「使用ツール」などは先ほどのコミュニケーションサポートの必要性に強く影響します。普段使わないWeb会議システムを使用するのであれば、事前に通信テストが必要になります。

 一方で「参加者」はツール迷子の防止に関連します。今回使用するWeb会議システムに慣れていないメンバーがいるのであれば、ガイドの作成や練習時間を想定した進め方を検討しなければいけません。その他会議のために必要な「情報」を把握しておかなければ事前共有が必要か判断できませんし、「議論の進め方」が曖昧だと参加者の集中力を維持できる時間設計はできません。

 詳細デザインの実践なくして、理想的なリモート会議の運営はあり得ないといっても過言ではないでしょう。

参加者が持つ力を最大限活かす『インタラクションスキル』

 インタラクションスキルとは、会議において、議論の方向づけや発言を促進・整理・活用するスキルのことを言います。インタラクションスキルは「観察」「方向づけ」「行動」の3つの要素に分かれます。

 ファシリテーションは常に観察→方向づけ→行動の連続です。行動には絶対の正解はないので、あまり1つの行動の良し悪しに固執せず、行動した結果その場や参加者がどうなったかを改めて観察し、次のサイクルにつなげることが大切です。

 特にリモート会議に限れば、「反応を示す」「意見を引き出す」「ブリッジをかける」「コンテキストの確認」「問いかけ(質問)」という5つのスキルが有効です。詳細については、以下の表をご覧ください。

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