NTTコミュニケーションズ

Bizコンパス

プロが解説、Web会議で成果を出すためのファシリテーション術とは?
2020.11.11

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第29回

プロが解説、Web会議で成果を出すためのファシリテーション術とは?

著者 岡野 紘二

もし映像や音声が途切れたらどうする?『リモートベーススキル』

 1つ目のスキルである「リモートベーススキル」とは、リモート会議の特性を抑え、対面時には存在しなかった様々なロスの発生を防ぐスキルのことです。

 既に述べた通り、リモート会議では対面会議の時は気にならなかったことが問題として顕在化しています。テレワークを導入した際に多くの人が最初にぶつかるのはこの部分であり、ファシリテーターはどこに問題が起きやすいかを理解し、積極的に対処していく必要があります。

 リモート会議の場合、どうしても通信環境の問題で音声が途切れたり、声が小さくなったりすることがあります。しかし、そういった場合でも特に確認されないまま会議が進んでいくことがしばしばあります。「あまりしつこく確認すると申し訳ない」「自分だけかもしれないからやめておこう」といった日本人的な配慮・遠慮などが背景にあるのだと思いますが、これは絶対によろしくありません。もしその発言がこの会議の核心を突いていたら、その時点でこの会議の存在価値が失われてしまう恐れがあります。そうならないように、ファシリテーターは音声の問題を感じたら、率先して確認をしていく必要があります。

 さらに、通信回線が決定的につながらなくなってしまった状況を想定して、バックアッププランを予め準備しておくことも大切です。具体的には、すぐに使える別のWeb会議システムを常に2種類用意しておきつつ、各拠点や参加者の電話番号を確認しておきます。つながりが悪い時はすぐに割り切って、別の手段に切り替えます。私も実際に、Meetでつながらなかった際にZoomへ、Web会議システムでつながらなかった際には電話のスピーカー会議へ、といった変更を何回か経験しています。事前に想定しておけばなんてことの無い状況ですが、全く想定外ですとかなりの時間ロスに繋がります。

 Web会議でよく起こりうるのが、参加者がWeb会議システムの操作に手間取ってしまう“ツール迷子”の問題です。こういう場面でファシリテーターにおすすめしたいのは、次の行動・展開を丁寧すぎるくらいに声に出して伝えることです。

 例えば、「今から資料を画面共有します」「画面共有を解除しますが不明点などはよろしいでしょうか」「○○さん左のマイクボタンを押してミュートを解除して発言をお願いします」といった具合になります。多少わずらわしい印象を持つかもしれませんが、これでツール迷子は劇的に減らすことができます。特にリモート会議導入期には有効です。慣れてくれば徐々に減らしていっても問題ありません。

 まずは『コミュニケーションサポート』と『“迷子”の防止』この2つを確実に行ってみてください。これだけでも致命的なロスはかなり減らせます。

SHARE

関連記事

オンライン研修でも新卒社員は育つ!アイレップが導入したツールとは

2021.07.09

ニューノーマル時代のコミュニケーション変革第4回

オンライン研修でも新卒社員は育つ!アイレップが導入したツールとは

読者アンケートからわかった企業のセキュリティの課題とその対策とは

2021.06.30

セキュリティ対策に求められる新たな視点第25回

読者アンケートからわかった企業のセキュリティの課題とその対策とは

ゼロトラストを目指し境界防御から無害化に、ネオファースト生命はどう移行したか?

2021.06.16

セキュリティ対策に求められる新たな視点第24回

ゼロトラストを目指し境界防御から無害化に、ネオファースト生命はどう移行したか?

在宅勤務を加速するカギはどこにある?読者アンケートまとめ

2021.06.09

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第38回

在宅勤務を加速するカギはどこにある?読者アンケートまとめ

日鉄ケミカル&マテリアルは「テレビ会議クラウド化」で場所にとらわれない働き方を推進

2021.05.26

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第37回

日鉄ケミカル&マテリアルは「テレビ会議クラウド化」で場所にとらわれない働き方を推進

チームは雑談を「聞く」ことで強くなる

2021.05.20

IT&ビジネスコラム第6回

チームは雑談を「聞く」ことで強くなる

読者の知りたいことNo.1「業務効率化」はどう進めるべきか?

2021.05.12

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第36回

読者の知りたいことNo.1「業務効率化」はどう進めるべきか?

テレワークに電話番はいらない!音声基盤の不満をクラウドで解消する方法

2021.04.21

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第35回

テレワークに電話番はいらない!音声基盤の不満をクラウドで解消する方法

「1LDK で2人暮らし」はテレワークに不向き?働き方の質は“診断”で解決

2021.04.16

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第34回

「1LDK で2人暮らし」はテレワークに不向き?働き方の質は“診断”で解決

働き方はコロナ前よりも“孤独”に。どう解決すべきか?

2021.03.24

コロナ後に求められる「理想のオフィス」とは?第3回

働き方はコロナ前よりも“孤独”に。どう解決すべきか?

テレワークとは?今さら聞けない基本やメリットを解説

2021.03.22

テレワーク導入の“壁”を解決!

テレワークとは?今さら聞けない基本やメリットを解説