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プロが解説、Web会議で成果を出すためのファシリテーション術とは?
2020.11.11

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第29回

プロが解説、Web会議で成果を出すためのファシリテーション術とは?

著者 岡野 紘二

 新型コロナウイルスの感染症拡大により、会議のリモート化(遠隔化)が急速に進みました。緊急事態宣言が発令された今年の4月~6月頃は、数多の実践者たちが、各々の試行錯誤の結果とそこから得た教訓を、インターネットを中心に惜しげもなく提供し、1つのムーブメントのように感じました。かく言う私も微力ながら1人のリモート会議の実践者として、リモート会議における留意点などをWebセミナーやブログなどを通じて発信していました。

 それから早4ヶ月。新型コロナウイルスの収束が未だ見えない一方で、リモート会議は完全に市民権を獲得したといっても良いでしょう。何といっても物理的に離れている人と移動時間無く気軽に会議ができるメリットの大きさに多くの人が気づいたようです。今後、新型コロナウイルスが終息しても、以前の様に会議が対面中心で行われることはおそらくないでしょう。リモート会議が1つのコミュニケーションの有力な選択肢として今後も積極的に活用されていくことと思います。

 こうした状況を踏まえ、改めてリモート会議を円滑に効果的に行うにはどうしたら良いのか、体系的に整理してみたいと思いました。

 リモート会議に参加した方であれば経験があると思いますが、対面会議とはかなり勝手が違います。通信回線の影響で会話が途切れたり、相手の反応がわかりづらかったりなど、対面の会議とは勝手が異なることで、会議がいたずらに長引いたり、結論が出ないという経験をしたことがある人もいるでしょう。たとえリモートであろうとなかろうと、会議の最終目標まで到達できないのであれば、意味がありません。

 そこで今回は、リモート会議をうまく進行するためのスキル“リモート会議ファシリテーション”を紹介します。このリモート化の波に乗り遅れないようにしましょう。


 執筆者:岡野紘二
 株式会社日本能率協会コンサルティング 組織開発ソリューションセンター チーフ・コンサルタント

そもそも、会議のファシリテーションにどんな意味があるのか?

 リモート会議のファシリテーションは、1つの軸となる考え方と、4つのスキルに分けられます。

 まず、ファシリテーションの軸となる考え方は、「目的達成」「人の力活用」「時間」の3要素、つまり限られた時間の中で、個人やチームが持っている力を最大限に引き出しながら、場の目的達成を促進するはたらきのことです。これらはリモート/対面関係なく、会議のファシリテーションをする際に、常に立ち返るべき出発点であり、到達点でもあります。正に軸となる考え方になります。

 ファシリテーションは、ただスムーズに会議を進行して時間内に終わらせれば良いわけではありません。自分の思い通りに場をコントロールして想定通りの目的を達成すれば良いわけでもありません。時間という制約を守りつつ、せっかく貴重な時間を費やして参加している人たちの力(知識、経験、発想など)を存分に活かしながら、目的達成につながる最大限のアウトプットを出すことを目指すのがファシリテーションです。

 言葉で言うのは簡単ですが、この「目的達成」「人の力活用」「時間」の3要素はトレードオフの関係にあり、どれかを重点的に満たそうとすると、他のものが充分に満たせなくなる難しさがあります。たとえば、時間を守ることを優先しすぎると、特定の人の意見(考え)に偏ってしまい、その場にいる人の意見(考え)を活用しきれない、といったようなことにもなります。

 常にこの3つの要素を頭の中でイメージし、今の状況でできる最適なバランスを模索していくことがファシリテーションの基本となります。

 「4つのスキル」とは、(1)リモートベーススキル、(2)デザインスキル、(3)インタラクションスキル、(4)グラフィックスキルの4つです。各スキルの詳細については、次の段落から詳しく説明します。

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