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Box社に聞く「オンラインがメイン、オフィスがサブ」の働き方とは?
2020.07.22

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第29回

Box社に聞く「オンラインがメイン、オフィスがサブ」の働き方とは?

著者 Bizコンパス編集部

日本人は社内向けの資料を作り過ぎ!

 Boxは、社内や取引先とのファイル共有や業務アプリケーションとシームレスに連携し、ストレージ容量無制限で利用できるコンテンツ・マネジメント・プラットフォームです。さまざまなコンテンツを一元的に管理・共有することにより、社内外のコラボレーションを活性化し、業務効率を向上します。

 Box社では、社内業務においてさまざまなSaaSをBoxと連携させて利用しています。SaaSとBoxを連携することで、すべてのファイルを一元的に集約し、コミュニケーションやコラボレーションを円滑化できる利点があります。

 安達氏は、Boxがコミュニケーションやコラボレーションを円滑化する機能として、「共有リンク」と「Box Notes」の2つの機能を挙げました。

 1つ目の「共有リンク」は、特定のフォルダやファイルを参照するためのURLを発行する機能です。この共有リンクを用いることで、メールに添付ファイルを貼り付けることなく、チャットやカレンダーなどでも、ファイルが共有できます。

 「共有リンクを用いることで、ファイルの利用範囲が飛躍的に増えます。その結果、コラボレーションはより加速されます」(安達氏)

 2つ目の「Box Notes」は、複数のユーザーで共同編集ができるドキュメント機能です。特に、リモート会議におけるアジェンダ・議事録作成で真価を発揮するといいます。

 「リモート会議は手軽な反面、一度、接続を切ってしまうと事後の意識合わせが困難という弱点があります。そのため、いかに会議の時間内に、会議後の仕事を終えておくことが重要です。リモート会議の生産性を上げることが、リモートワークに移行するためのカギになります」(安達氏)

 安達氏はさらに、共有リンクやBox Notesは生産性向上にも大きく貢献するといいます。

 「たとえば、Boxを使ってカレンダー上にリモート会議を設定します。その際に共有リンクでURLを発行し、Box Notes の議事録や会議資料を張っておけば、カレンダー上から簡単に会議に参加し、議事録の編集や資料の閲覧ができるようになります。

 さらにBox Notesを使えば、会議室に入った瞬間に会議の目的や資料が確認できて、リアルタイムで議事録が作成できます」(安達氏)

 これに加えて、Boxのモバイルアプリ『Box Capture』を使えば、議事録にホワイトボードの写真も簡単に張り付けられます。会議中に議事録を完成できれば、会議後の稼働も減らせます。

 「日本人は社内向けの資料に時間を掛け過ぎです。そんな面倒な事後作業をできるだけ減らして、生産性を上げていきましょう、という考え方の機能となります」(安達氏)

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