働き方改革の取り組みの一つとして、会議の効率化に取り組んでいる企業が増えてきています。
具体的な取り組みとしては、ムダな会議の削減や、会議参加者の絞り込み、アジェンダごとに予定時間を設定し時間管理を行う「タイマー会議」、短時間で立って会議を行う「立ち会議」などがあります。
しかし、会議は決して話し合うだけで終わりではありません。話し合った後に、何を話し合ったのか、どんな経緯で結論にたどり着いたのか、会議の内容を議事録にまとめる必要があります。
会議時間は『会議準備時間＋会議時間＋議事録作成時間』であり、議事録作成時間の短縮は、会議の効率化に必要不可欠です。本記事では、議事録の作成を効率化する方法に焦点を当てて説明します。
そもそも、何のために議事録を作成するのか？
そもそも、議事録は何のために作成するのでしょうか。その目的は大きく分けると「会議内容の記録」と「会議内容の共有」の2つです。そのために記録・共有すべき会議内容は、「どの会議で、誰が参加する会議で、いつの会議で、何を、どのように決めたのか？」です。
したがって、議事録として記録が必要な情報は、「会議名（会議目的）」「参加者」「日時」「決定事項」「検討経緯」になります。
最後の「検討経緯」については、「検討経緯は記録しない」「主要な検討経緯のみ記録する」「全発言を記録する」の3パターンの記録方法があります。検討経緯の記録量が増えるほど、議事録作成の手間も比例して増えます。
「検討経緯」は、決定事項だけでは分からない決定に至った理由を記録するものです。通常、会議目的や議事録の共有範囲によって「検討経緯」の記録・共有の必要性を会議開催前に判断できます。不要と判断した場合でも、議論の中で決定事項に対する反対意見や他の意見があった場合は、「検討経緯」を記録しておくと、決定に至った理由を振り返ることができます。
これらの記録は、昨今企業のコンプライアンスの面からも必要不可欠となっています。例えば、何らかの法律的なトラブルがあった際には、「●年●月に取締役会で議題として決議」といった議事録によるエビデンスの有無が焦点になることもあります。
