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「議事録作成」はどうすれば効率化できるのか?
2020.06.26

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第27回

「議事録作成」はどうすれば効率化できるのか?

著者 梅田 修二

ITで議事録作成の手間を省く方法とは

 議事録作成を効率化するためには、人が手作業で作成するだけでは限界があります。特に、参加者の発言を全て記録する場合は、ITツール・サービスの活用がかかせません。議事録作成の効率化に寄与するITツール・サービスを、こちらも4点に分けて紹介します。

 

(A)スマホの録音アプリやICレコーダー等による録音データ

 スマホの録音アプリやICレコーダーを使って録音し、文字の議事録を作成しないで、録音データを議事録とします。録音データは、会議内容を短時間で共有することには向いていませんが、記録として残すだけであれば十分です。

 

(B)Web会議システムによる録音録画データ

 Web会議システムの多くは、標準で「録音録画機能」が搭載されており、簡単な操作で録音・録画ができます。動画で記録することで、文字の議事録作成をなくすことができることに加え、文字では確認できない発言者の表情や言葉の微妙なニュアンスまで確認することができるようになります。

 

(C)音声認識による自動文字起こしを活用した議事録作成

 会議参加者の発言を全て議事録に残す場合、ICレコーダー等で録音したものを文字起こしすることが多いかと思います。実際に音声の文字起こしを試してみると分かりますが、所要時間は録音時間の4倍はかかり、非常に手間がかかります。

 そこで、音声認識により会話を自動文字起こしすることで議事録作成を効率化することができます。音声を認識し自動で文字起こしを行うソフト、スマホアプリ、クラウドツールは数多くあります。また、有償のものだけでなくGoogleドキュメントの自動文字起こし機能など無料で使用できるソフトも数多くあります。

 音声認識機能の精度が低くて使えないと思われる方もいるかと思いますが、音声認識の精度は年々高くなってきており、十分実用できるレベルになっています。もちろん100%の精度ではなく、声が小さかったり、滑舌が悪いと精度が落ちます。しかし、ゼロから文字起こしをするのではなく、誤認識部分を修正するだけで済むため、議事録作成を大幅に効率化できます。

 

(D)外部サービス活用による議事録作成

 音声データをもとに議事録作成を外部の専門業者に依頼することで、社員の議事録作成業務を無くす方法もあります。医薬、金融、ITなど専門性の高い会議の場合は、議事録作成・確認により多くの時間がかることが多いため、各分野に精通したプロがいる専門業者に議事録作成を依頼することは効率化につながります。

 

 ITツール・サービスの進化はすごいスピードで進んでいます。従来の手作業での議事録作成にこだわらず、ITツール・サービスを活用して、議事録作成の効率化を図りましょう。

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