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「議事録作成」はどうすれば効率化できるのか?
2020.06.26

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第28回

「議事録作成」はどうすれば効率化できるのか?

著者 梅田 修二

議事録を共有すれば、リアルタイムで作れる

 議事録作成を効率化するためには、会議が終わった時点で議事録が完成している状態が理想です。もし会議終了後に議事録が完成までしていなくても、あと少し手直しすれば完成できる状態になっていれば、議事録作成を効率化できます。

 このような状態にするには、作成している議事録をリアルタイムに共有しながら会議を行うことが有効です。その方法を、4つのポイントに分けて紹介します。

 

(1)議事録を投影しながら会議を行う

 プロジェクターで資料投影を行いながら会議を行う場合は、プロジェクターをもう1台用意し、そこに作成している議事録を投影します。議事録がリアルタイムで参加者に共有されるため、記録内容に不備があれば、参加者からその場で指摘を受け、修正が行えます。結果的に、会議終了のタイミングで議事録が完成している状態になります。

 

(2)ホワイトボードで議事録を作成

 ホワイトボードで議事録を作成することも、リアルタイムに参加者に共有することになります。会議終了後に、スマートフォンやデジタルカメラで写真を撮って、写真データを議事録とします。会議後に行う作業は、写真を撮ることと、データを共有フォルダ等にアップロードするだけです。

(3)オンラインでの共同編集による議事録作成

 Google ドキュメントやMicrosoft Office ドキュメントなど、オンラインで共同編集可能なドキュメントを使って議事録を作成すると、会議参加者は自分のパソコンで作成されている議事録をリアルタイムに確認できます。

 共同編集の議事録に不備があれば、議事録作成者に指摘をしなくても、自分で直接修正できます。アジェンダごとに議事録作成を分担する場合でも、会議後に議事録を一つにまとめる作業も必要無くなります

 

(4)Web会議システムのチャット機能を活用して議事録作成

 Web会議システムの多くは、標準で「チャット機能」が搭載されており、会議参加者全員と文字によるメッセージを共有できます。WEB会議の場合、チャットのコメントに議事録作成者が、「【参加者】◯◯◯」「【決定事項】◯◯◯◯」と議事内容を残していくことで、リアルタイムで議事録を共有できます。

 【 】を使用するのは、議事録内容と参加者のコミュニケーションチャットとを区別できるようにするためです。会議終了後に、チャットの内容をテキスト保存し、【 】で残した議事内容のみ抽出すれば、議事録を効率的に作成できます。

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