Bizコンパス

面倒な「交通費精算」を、モバイルSuicaと連携して効率化する方法
2020.01.24

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第22回

面倒な「交通費精算」を、モバイルSuicaと連携して効率化する方法

著者 Bizコンパス編集部

 日々の業務の中には、直接的な収益に結びつかないにもかかわらず、多くの従業員が時間を掛けて行っている業務があります。

 たとえば、「交通費(旅費)の精算」もその一つです。

 業務において交通費が発生した際は、まずは従業員が立て替えて支払い、その後、費用や移動の目的・行程を専用のシステムもしくは、専用のフォーマットに記入して、月単位で上長に申請し、承認が得られれば経費として認められ、申請額が口座に支払われる……という処理が一般的です。しかし、外回りや出張が多い人は、こうした毎月の申請にかなりの時間を割くことになります。

 実はこの面倒な交通費精算の業務は、我々が日々の生活の中で使っている、とあるテクノロジーを用いることで、簡単に処理できてしまうようです。

交通費精算は非効率な仕事である

 2019年4月1日(中小企業は2020年4月1日)から、働き方改革関連法案が施行されています。同法では「時間外労働の上限」がルール化されており、時間外労働は原則として月間45時間に抑えなければなりません。つまり、企業にはよりいっそう残業時間の削減につながるよう、非効率な業務の効率化を推進する必要があります。

 冒頭で指摘した交通費精算も、そうした非効率な業務の一つです。

 交通費精算では、1件ごとに行程や金額を入力するのが基本です。特に、移動する機会の多い営業職の場合、スケジュールを確認しつつ入力作業を行い、領収書なども提出するというのは、かなりの手間になります。

 営業職ではなく、移動が少ない職種であっても、交通費精算が面倒なのは同じです。わずか数百円程度の交通費のために、わざわざ申請作業を行わなければならないのも面倒な話です。

 さらにいえば、面倒なのは申請を行う従業員だけではありません。従業員が申請すれば、その内容を上長がチェックして承認する必要がありますし、経理部門はその申請内容に沿って、従業員が立て替えた交通費を支給する作業が必要になります。

 まとめると、現状、交通費精算には多くの稼働がかかっており、精算をもっと簡易なものにすれば、日々の業務もより効率的になる可能性があります。

 それでは、どうすれば交通費精算の業務は効率化できるのでしょうか?

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