Bizコンパス

会議のムダを削減したいなら、○○を自動化しよう!
2020.01.15

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第21回

会議のムダを削減したいなら、○○を自動化しよう!

著者 Bizコンパス編集部

会議業務を効率化するカギは○○にある?

 ほとんどの会議には議事録作成の稼働が伴い、その多くの場合、参加者のうちの誰かが担当することになります。担当した参加者はメモを取ることに集中するあまり、議論に加わることは困難です。しかも担当者のスキルによっては、会議の進行にメモが間に合わなかったり、専門用語が把握できないこともあるでしょう。海外にも展開している企業であれば、外国人の参加者の言葉が聞き取れないケースも考えられます。

 たとえ会議のメモが正確に取れたとしても、会議後には議事録の作成が待っています。会議のメモと記憶を頼りに、重要事項や各参加者の宿題事項などを洗い出し、簡潔に要約するという作業には、相応の稼働がかかります。もちろん、会議内容をICレコーダーで録音すれば、会議中のメモは不要になりますが、それでもあとから音声を書き起こし、議事録にまとめる必要があります。

 NTTコミュニケーションズ(以下、NTT Com)が2018年12月に行った調査によると、「議事録の作成で困っていること」の上位には、会議のメモを取るといった「記録」、そして内容の要約などの「整理」に要する稼働と、時間についての課題が大半を占めています。

 同じ調査で、議事録の作成に要する時間は「平均40分」というデータもあります。会議の内容や時間、担当者のスキルによっては、1時間、2時間かかっているケースもあるでしょう。もし議事録作成に時間がかかると、会議内容の情報展開やタスク開始が遅れる可能性があります。

 また、議事録の完成度は、情報をまとめる担当者のスキルによって左右されます。重要事項や宿題事項があいまいな議事録は、業務を混乱させる要因となりかねません。

 つまり、誰が会議に出席したとしても、完成度の高い議事録を簡単に作成できるツールがあれば、会議を効率化する可能性があるといえそうです。

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