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会議のムダを削減したいなら、○○を自動化しよう!
2020.01.15

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第21回

会議のムダを削減したいなら、○○を自動化しよう!

著者 Bizコンパス編集部

「会議」は、社員間の意思共有や進捗確認、合意形成など、仕事において重要な業務のひとつです。しかし、会議に関連する業務に多くの稼働をかけることで,本来の業務に稼働がとれなくなることは、残念ながら非生産的と言わざるをえません。

 2019年12月にHubSpot Japanというソフトウェア会社が実施した日本の営業に関する意識・実態のアンケート調査でも、「営業に関する業務の中でムダだと感じるもの」に関するアンケートで「社内会議(33.9%)」が1位となっています。多くの企業において、会議に必要以上の稼働がかかり、非生産的になっている、ということがいえそうです。

 会議における業務のムダをなくし、生産性を上げるためには、従来の会議のスタイルを抜本的に見直す必要があります。そのためには、何をすれば良いのでしょうか?

グループウェアなどのITを活用しても、限界がある

 会議を効果的にするための取り組みとして、すでにITを導入しているという企業は多いでしょう。たとえば商談が長引いて会議に遅れてしまうケースや、育児でリモートワークを行うケースであれば、外出先や自宅からでも議論に参加できるWeb会議サービスが便利です。あるいは、グループウェアを使って普段から必要な情報共有を行うようにすれば、進捗報告のような定例的な会議を減らすことも可能です。

 しかし、このような取り組みに効果が出ていれば、冒頭の調査のような、会議に対する不満の声はあがらないはずです。

 では、会議業務の不満を解消し、ムダを削減するには、どうすれば良いのでしょうか?一言で言い切るのは簡単なことではありませんが、そのカギは「議事録」にあるかもしれません。

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