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社員同士の学びを推進する、スマホを使ったKUMON独自の「働き方改革」
2019.09.04

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第12回

社員同士の学びを推進する、スマホを使ったKUMON独自の「働き方改革」

著者 Bizコンパス編集部

「今やらないと」という危機感から、音声基盤の刷新を決断

 電話設備への課題認識や、働き方改革の推進のために於保氏には「今やらないと」という危機感があったという。これを受け、同社ではスマホ活用を前提とした音声基盤の刷新を決断。複数のキャリア、ベンダーからの提案を受け、最終的にパートナーとしてNTTコミュニケーションズ株式会社(以下、NTT Com)を選定しました。

「各拠点でバラバラだったPBXを廃止してNTT ComのデータセンターにIP-PBXを設置し音声基盤を統一する提案は、外線のIP化によるコスト削減効果もさることながら、決め手となったのは、スマホの内線化や連絡先情報のクラウド化などによる未来の働き方が実現できることでした。

 私たちが考えていた『社員同士が学び合える成長の場をつくる』ためのフリーアドレス化の取り組みにもフィットしていました。NTT Comの堅牢なデータセンターに設備があるのでBCP対策の観点からも信頼できるものでした」(於保氏)

 同社とNTT Comは音声基盤を刷新する前段階から定期的に勉強会を重ねており、電話環境の基礎知識から、市場動向、最新のトレンドといった情報を蓄積していました。このような中で課題を共有した同社にとって、音声コミュニケーションの未来を見据えたビジョン型の提案が大きなインパクトとなったようです。

 音声基盤の統一とともにNTT Comから提案されたのが、クラウド型Web電話帳「連絡とれるくん」です。これは社員、先生方といった連絡先情報をクラウド上で一元管理できるサービスで、スマホに連絡先の情報を持つ必要がなくなるため、紛失や盗難に伴う情報漏洩リスクを解消できます。

「スマホ活用の課題となっていたセキュリティ対策となることを評価しました。連絡とれるくんは全社一斉で導入したのですが、スマホの内線化については拠点統合のタイミングで順次導入していく計画です。この両者を組み合わせることが、フリーアドレス化をはじめとした、新たな働き方改革を支えるコミュニケーション基盤構築のカギを握っています」(於保氏)

 ロールモデルとして、他の拠点に先駆けて導入された東京、神奈川のオフィスでは、すでにスマホの内線化によるフリーアドレス化が完了。併せて制度面でもリモートワークやフレックス勤務が導入されています。

 新しい電話環境に移行した拠点では、固定電話機はチームに2台、主に着信を知らせるリンガーホンとして利用しています。固定電話にかかってきた電話を、社員がスマホ端末で受電する仕組みです。

「連絡とれるくんのクイックダイヤルにピックアップ特番を登録することで、着信時に画面ロックを解除することなくウィジェットからスムーズに受電できるようにしています。

 もちろん他チームあてに電話がかかってくることもありますので、固定電話の鳴動音をチームごとに変えています。連絡とれるくんは4つクイックダイヤルの登録が可能なので、自チーム以外のピックアップ特番を登録することで、他チームにかかってきた電話にもスムーズに対応できます」(於保氏)

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