コミュニケーションポータルとは、社内外すべての連絡先をクラウド上で統合し、そこから、さまざまなツールと連携することができる仕組みです。

　たとえば、同社が法人向けに提供しているクラウドWeb電話帳サービス「連絡とれるくん」も、コミュニケーションポータルの1つです。

「連絡とれるくんは、全社員の連絡先だけでなく、社外の名刺情報、社員個人やチームが持っている外部の連絡先情報を１つのアプリに統合できます。そこで必要な人を簡単に検索することができ、電話・メール・チャットなどをワンクリックで立ち上げることが可能なツールです」（藤平氏）

　連絡とれるくんの特徴は、連絡先情報を会社が一括して管理する点にあります。

　通常、連絡先を管理するための機能は、スマートフォンの電話帳やメール、あるいはチャットなど、コミュニケーションツールごとに提供されるのが一般的です。。

　しかし、連絡とれるくんであれば、電話・メール・チャットのような社内の連絡先から、名刺情報など、個人・チームが持っているすべて連絡先情報を統合して管理できます。つまり、協力会社や他部署との連絡・連携にも役立てられます。

　さらに、スマートフォンを内線端末として利用できる「Arcstar Smart PBX」を組み合わせれば、社員の個人スマホでも、会社の内線として、パートナーに連絡が可能です。加えて、ビジネスチャットのツールの連携も可能です。それにより、どこにいても緊急案件に対応することができます。

　在宅勤務やリモートワークなど、働き方改革を推進している企業の中には、オフィスの好きな席で働ける「フリーアドレス」化に取り組んでいる企業もあるでしょう。藤平氏はフリーアドレス化のメリットとして、「フリーアドレスは、部署をまたいだプロジェクト単位で業務を進める場合などに有効です」と説明します。

　しかしその一方で、落とし穴もあったようです。

「フリーアドレス化により、誰がどこで作業しているのかわからない状態になり、バックオフィスの生産性が低下した事例があります。例えば契約書のチェックのために営業と話をしたいとき、席が固定されていないと探す時間が結構かかります。

　フリーアドレス化は個人の働き方にメリットをもたらす一方、チームの視点で考えたときにデメリットが出てくる場合もあります。そのため、フリーアドレスを導入した後のコミュニケーションスタイルを考え、コミュニケーション環境を検討する必要があります」（藤平氏）

　この課題を解決するために、NTT Comではビーコンを使った「居場所わかるくん」を導入したといいます。

　ビーコンとは、位置情報を取得するために、bluetooth信号を発信する機器のこと。同社では、社員が首からぶら下げているビーコンが発信する信号と、オフィスの各所に設置されたセンサーが通信を行い、社員の位置を捕捉します。この位置情報はスマートフォンから閲覧でき、会いたい人の居場所を即座に確認できます。

　藤平氏によると、働き方改革を進める中で、もう1つ落とし穴が確認されたといいます。

　多くの人が在宅勤務するようになったことで、オフィスの電話に着信する代表番号宛の電話に対応する人が減少しました。そのため、対応している従業員と対応しない従業員の間で、不公平感が生じた、というものです。つまり、在宅勤務であれば代表番号宛の電話に出る必要はありませんが、その分オフィスで働いている人の負担が増しているというわけです。

　この課題の解決策としても、前述のArcstar Smart PBXが役に立ったといいます。Arcstar Smart PBXでは、代表番号宛に電話がかかってきたとき、オフィスの電話と同時に社員が持っているスマートフォンも呼び出すように設定可能です。この機能を用いることで、たとえ社外にいたとしても、代表番号の対応ができるようになり、社内の不公平感も解消されたといいます。

「働く人全員に公平感がないと、働き方改革を進めようとしても、社員の同意を得られないでしょう。そのため、現状の仕事をあらためて見直した上で、どういった部分が公平感、あるいは不公平感につながるのかを検討することも大切だと思います」

　藤平氏の話を聞くと、働き方改革の実現には、ストレスのないコミュニケーション環境の構築が不可欠だといえそうです。在宅勤務やリモートワーク、あるいはフリーアドレス化を考えているのであれば、今回紹介した事例を参考に、コミュニケーション環境の見直しを行ってみてはいかがでしょうか。