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テレワーク化でビジネススピードを加速させる!ServiceNow活用術
2021.03.10

DXを加速させるITシステムの運用改革第36回

テレワーク化でビジネススピードを加速させる!ServiceNow活用術

著者 Bizコンパス編集部

面倒で煩雑な管理・申請業務をデジタル化する方法とは?

 ニューノーマルの働き方のセカンドステップでは、初動対応後の安定運用を行うため、PCやアプリケーションの「(1)管理」「(2)申請」という2つの業務課題を解決する必要があります。

 楠木氏によると、(1)の管理業務については、急いでテレワーク用のPCを配ったものの資産台帳と利用者数が合わない、コミュニケーションツールをZoomやMicrosoft Teamsに統一したが利用状況が把握できないといった課題が生じており、不十分な管理状況から多くの無駄が発生しているケースが多いといいます。

 「このようなケースでは、モバイル端末やテレワークPCの管理を行うMDM(Mobile Device Management)やSCCM(System Center Configuration Manager)を、ServiceNowと連携させることで、端末情報を自動的に取得が可能になり、ハードウェアの構成情報や、インストールされたソフトウェアの情報などが最新化できます。

 加えてServiceNow上のハードウェア資産やライセンス資産、ユーザー情報などとマッチングさせることで、インストールの実態が把握でき、資産管理台帳との差異が検出可能です。構成管理と資産管理を一括管理することで、リアルタイムな“見える化”が実現できます」

 (2)の申請業務については、これまで人手による対応が一般的でした。たとえば、申請の度に、従業員が社内イントラネットから申請書をダウンロードして必要事項を記入し、メールに添付して送り、それを受け取ったIT運用者は内容をチェックしてメールし、電話で社内承認を得て、配送や購買担当者が不良品の交換や新規の払い出し作業を行う……といったような流れです。

 しかし、昨今のテレワーク環境下では、煩雑な申請業務のプロセスゆえに、進捗が見えず、手配に時間がかかるといった問題が顕在化しています。

 「こうした申請業務もServiceNowを活用すれば自動化できます。従業員はサービスカタログと呼ばれるWebポータルから必要な製品やライセンスを選択し、申請を上げるだけで承認フロー、リクエスト管理にもとづく作業ワークフローが回っていきます。さらにServiceNow上の在庫情報にもとづき、在庫がある場合には出庫依頼をかけて出庫伝票を切り、資産登録やキッティング、配送までのプロセスが自動化できます。これにより従業員は非常にシンプルなアクションだけで申請業務が完了します」(楠木氏)

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