住友商事は、ファーストステップとして東京本社で約6,000名を対象にBoxの導入を開始し、その約半年後にはリリースを完了しました。

「6,000人分のID管理や権限設定など、セキュリティへの配慮には大きな時間を割きました。それでも半年でリリースできたスピード感はオンプレミスにはない、クラウドならではの強みだと感じています」このような実装作業と並行し、Box活用促進に向けた社内支援にも力を入れました。

　同社 IT企画推進部の齊藤 高輝氏は、当時の取り組みを振り返ります。「導入に向けて教育セッションを設けたところ、非常に社員の関心が高く、即日で満席になることもありました。その後も追加セッションを開催し、1,000名以上の社員が参加しています。さらにわかりやすいマニュアルを、あえてBox上にも公開するなど、利用を促す工夫もしたことで社内への浸透も加速できました」

　多くの社員が待ちわびていた状況だったため、リリース後の反響も上々だと山田氏も語ります。「社内外との情報のやり取りが容易になり、使い勝手も良いという声を聞きます。特にタブレットなどのスマートデバイスでも、ファイルの閲覧が容易にできることが大きいと感じています。あらゆる場所で、いろいろな人が時間を選ばず利用できるようになっています。私もBoxを導入してから紙を持ち歩かなくなりました。手元のタブレットでファイルを確認、コメントで指示を出すといった働き方改革が実現できています」もちろん、利用者ごとの権限設定がきちんとできているため、当初の課題だったセキュリティ対策もクリアされています。

働き方改革を促進する住友商事グループグローバル情報共有基盤のイメージ

　齊藤氏は、働き方改革の観点からBoxに大きな期待を寄せます。「Boxに情報を一元化することで、情報を探す、共有方法を探すといった社員の『悩む時間』を半分に減らし、『コミュニケーションや考える時間』を2倍に増やすことが実現できると見込んでいます。本年度中には海外に展開し、並行して順次グループにも展開していく計画です」