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業務効率化を安全に推進する「Box」実装テク!
2018.09.21

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第5回

業務効率化を安全に推進する「Box」実装テク!

著者 Bizコンパス編集部

トップの鶴の一声で始まった井村屋の働き方改革

 それでは最後にあずきバー、肉まん・あんまんでおなじみの井村屋グループの導入事例から、Boxの活用で生まれた想定内、想定外のさまざまな効果を解説します。

 もともとの発端は、更改時期の迫ったファイルサーバーのリプレイスでした。当初、コスト面の問題でBoxは検討外だったといいます。しかし、社長の「メール添付ファイルの暗号化は
どうなっているのか」という一声で風向きが変わったのです。

 当時の井村屋グループでは添付ファイルの暗号化が徹底されておらず、一部の社員は無料ソフトで暗号化を行うなどシャドーITのリスクを抱えていました。このセキュリティの問題が社長の発言につながっています。

 そこでメールの添付ファイルを廃止し、暗号化したファイルのURLをBoxで共有するプランが浮上。テレワークの導入などの働き方改革に有効なコンテンツプラットフォームとして活用できることも後押しとなり、井村屋はBoxの導入を決断します。、社内でも外出先でも一定のセキュリティを担保できるように「ID Federation」がBoxと併せて導入されます。

井村屋のセキュリティを担保したBox活用

 この導入により添付ファイルの撤廃、テレワークへの対応といった想定内の効果に加え、当初は想定していなかった新たな効果が生まれました。その理由を西氏は次のように説明します。

「Boxは、誰もが直感的に利用できるインターフェイスになっているため、ユーザーが使っているうちに新たな使い方を発見することが可能です。例えば、井村屋様の場合は社内託児所に預けた子どもの様子を写真で確認したり、複合機と接続してスキャンした文書などをBoxにアップロードして、プリント待ち時間の軽減やペーパレス化に取り組んだり、新たな活用のアイデアが社内から続々と出てきています」

 井村屋の工場では、機械に貼ってあるQRコードをスキャンすると動画のマニュアルが閲覧できる仕組み、工場の温度センサーから収集したデータを活用した品質分析の仕組みなども生まれます。これまでマイクロフィルムで保存されていた創業120年で蓄積したレシピ、技術的なノウハウをPDF化してBoxで共有、先人の知恵を新たな商品開発などに生かす取り組みも進行しているといいます。

「このような時間を超えたナレッジの共有に加え、現場の点検作業を行う複数の新人への技術指導をBox上でベテラン社員が一括して行うといった、場所を超えたナレッジの共有もできます」

 当初の課題だったコストの懸念も払しょくされていると西氏は明かします。「ファイルサーバーのリプレイスだけをとらえればコストは安くないかもしれません。しかし、使っていくうち新たな使い方が発見され、想定しなかった利益につながる改善効果が生まれてくるのです。現在はコスト面でも満足して利用されていると思います」

減価償却から利益を生み出すシステムへの転換

 効果を検証しながらスモールスタートで始められることも、クラウドサービスであるBoxの強みです。「ひとつの部署分のライセンスをお買い求めいただければ容易に対応できます。しかし、使い始めると社内外のいろんな人を巻き込みたくなります。ひとつの部署から始めて前工程、後工程の部署と連携することで、より大きな導入効果が生まれるはずです」

 業務部門のユーザーにとっての使いやすさ、IT部門の厳しい要求を満たす強固なセキュリティ、それぞれが高いレベルで両立できるところがBoxの根強い人気を支えています。日本のセキュリティ対策が管理型から監視型にシフトする追い風を受けて、今後、Boxは金融、医療、官公庁といったセキュリティレベルの高い分野へ市場を拡大していく計画です。はたして、そこではどのような引き算、足し算が生まれてくるのでしょうか。今後に注目したいところです。

※掲載されている内容は公開日時点のものです。
※掲載されているサービスの名称、内容及び条件は、改善などのために予告なく変更することがあります。

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