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業務効率化を安全に推進する「Box」実装テク!
2018.09.21

働き方改革&生産性向上のカギはどこにある?第5回

業務効率化を安全に推進する「Box」実装テク!

著者 Bizコンパス編集部

Boxがもたらすワークスタイルの変化とは

 

 Boxは、パブリッククラウド基盤で提供される「ビジネスコラボレーションの活性化」を目的としたファイル共有サービスです。追加料金なしで容量無制限のストレージが使えるため、すべての業務システムのコンテンツをBox内に格納できます。

 さらにシンプルなインターフェイスのため直感的な操作が可能で、PCのみならずスマートフォン、タブレットといったマルチデバイスで利用できる使い勝手の良さも大きな特徴です。しかもフォルダ単位でアクセス権限を設定できるため、社内はもとより社外取引先などとのコラボレーションも容易に行えます。

Boxの概要

 導入によって生まれる「引き算」(管理工数の削減)の効果を、西氏は次のように解説します。

「これまでは資料をサーバーからダウンロードして文書を作成、関係者にメールで一斉送信し、返信を待つという煩雑なやりとりが必要でした。Boxでは、プラットフォーム内で文書をプレビューで確認し、修正依頼などのコメントをつければ関係者にメールが飛んでいきます。複数のソフトを立ち上げる必要がなく、Box内ですべての作業が完結するため大幅な作業時間の短縮が可能です。1日30分の作業時間短縮を目標に掲げ、Box導入後すぐに達成されたお客さまもいらっしゃいます」

 会議中にBoxを立ち上げ、参加者全員でリアルタイムに議事録を作成するといった使い方もできると西氏は解説します。「従来の議事録は、会議が終了後に誰かが作成して、回覧して承認を取って2、3日後に正式版ができる流れでした。Boxを使えば会議中参加者が書き込んで、会議終了後には議事録が仕上がります。圧倒的に管理工数が減らせるのです」

Box導入で生まれる「引き算」(管理工数の削減)の効果

 マルチデバイス対応により、さまざまなロケーションからアクセスできる点も、Boxの大きな強みです。これにより生まれる「足し算」(すきま時間の活用)の効果を、西氏は説明します。

「電車、バスといった移動中のすきま時間を有効活用できることで、いままでシーケンシャルで動いていた仕事がパラレルで動かせます。移動中に文書を確認し、コメントを付けて指示を出すなどの作業が場所を選ばずできるようになるのです。場所に縛られず働けるようになることで、テレワークへの対応も容易になります」

Box導入で生まれる「足し算」(すきま時間の活用)の効果

 働き方改革に向けてBoxを導入する企業が増えている背景には、このような引き算、足し算の効果が高く評価されている点が挙げられます。「どこからでも安全にアクセスできること、マルチデバイスで利用できることを最初に確認されるお客さまが多いのですが、最終的には管理工数を減らす時間短縮の効果も評価されています」と西氏は明かします。

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