今日から使える!3つの改革で変える効率的仕事術(第27回)

業務ルールの変更を「改悪」にしない3つのポイント

2017.03.10 Fri連載バックナンバー

 ビジネスの現場では、日々業務を行うにあたり、作業手順や書類作成など、さまざまな業務ルールが設けられています。これらのルールは、業務を効率的に進めるために作られています。

 しかし、新しくルールを作れば、それだけで業務効率が上がるとは限りません。運用するメンバーへの配慮が足りなかったり、新ルールによって業務が増えることになれば、メンバーの不満は溜まってしまいます。業務を効率化するはずのルールが機能せず、無用の長物になりさがってしまっては、元も子もありません。

 そこで今回は、業務ルールを変更する際に気をつけておきたいポイントをお話しします。

 

「現場を知らない人が作ったルール」は守られない

 新しいルールへの全面変更、もしくは部分的なルールを追加する場合、新しいルールを上司から現場へ押し付けるだけではうまくいきません。そのルールを実行する現場のメンバーが納得したものでないと、新ルールに不備や問題があった場合に「現場を知らない上司が作ったから」と不満が噴出しかねません。

 もちろん、上司が自ら時間を費やして、問題のある業務を体験し、それを元に改善策を考えるというのは、現実的ではありません。そのため、上司は体験する代わりに、現場の意見を聞き集めて、業務ルールを検討することが必要となります。

 意見や要望を全て取り入れるのは危険です。ヒアリングした意見を取捨選択し、組織としてあるべきルールを導き出すのが、責任者の仕事です。「いろいろな意見を聞きながら、総合的に決める」ということを、前もって伝えておきましょう。

 

ルール変更で「割を食う人」はいないか?

 意見の採用・不採用を伝えること以上に大事なのが、業務ルールを変更する目的を伝えておくことです。特に、部署全体を大きく見据えたルール変更の場合は、「全体最適」の視点で変更されます。そのため、ある人は現在より負担が軽くなる一方で、別の人は負担が重くなるというケースもありえます。

 負担が重くなる側からは、… 続きを読む

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横山 研太郎

横山 研太郎

ねこのてFP事務所 代表

富士通株式会社退職後、メーカーの経営サポート等を行う。現在は、ファイナンシャル・プランナーとして、資産運用を柱としたアドバイスをするだけでなく、学生への金融教育にも取り組んでいる

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