今日から使える!3つの改革で変える効率的仕事術(第23回)

会議のファシリテーター(進行役)に必要な3つの言動

2017.01.09 Mon連載バックナンバー

 会議は組織の戦略や方向性を決める大切な場です。しかし、「意見が出てこない」、「結論が出ない」、「話がいつの間にかテーマから逸れている」といった経験をした人も多いでしょう。それはもしかすると、会議のファシリテーター(進行役)がその問題を引き起こしてしまっている恐れがあります。

 今回は、ファシリテーターが上手に会議を進めるために最低限意識しておかなければならない言動について説明します。

 

自分の意見は控えて、参加者の発言を引き出すことに注力すべし

 ファシリテーターにまず求められることは、「自分の意見を出しすぎない」ということです。

 会議では、リーダーなど”それなりの立場の人”がファシリテーターを務めることになるケースが多いでしょう。つまり、参加者に影響力を持つ人物が会議をリードしていくことになります。

 これは会議の進行をしやすくなるというメリットがある一方で、ファシリテーターが意見を出してしまうと、みんながそれに引きずられてしまい、結局何の議論にもならないデメリットもあります。

 もちろん、ファシリテーター自身も組織の構成員である以上、何かしらの意見は持っているはずです。しかし、参加者同士で議論を深めたいのであれば、あくまでも会議の場では、ファシリテーターは自分の意見を極力抑えるべきです。参加者の発言を引き出し、受け止めることが、ファシリテーターの役目であると心がけることで、参加者のパフォーマンスを最大化し、会議の成果をより大きなものにすることができます。

 

会議は会議の準備段階から始まっている

 ファシリテーターが会議で注意すべき2点目は、会議の「到達点(ゴール)」を常に意識することです。

 会議であまり意見が出ず、なかなか結論にまで至らないという場合、その原因は、参加者が会議の到達点を意識できていない場合がほとんどです。今回の会議で何を決めるのか、その目的意識が欠けているのです。

 たとえば、チームとして「利益を2割増やす」という目標が掲げられている場合は、会議では「そのために具体的に何をするべきか」が到達点となります。最終目標がはっきりしていることで、メンバーは「利益を押し下げる原因になっている得意先や商品についてどう扱うか」、「どの得意先に働きかければ利益を増やすことができるか」など、“我々は次にどのような行動をとるべきか?”という具体的な行動がイメージでき、議論を深めることができます。

 ただし、“究極的な目標”を到達点とすると、… 続きを読む

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横山 研太郎

ねこのてFP事務所 代表

富士通株式会社退職後、メーカーの経営サポート等を行う。現在は、ファイナンシャル・プランナーとして、資産運用を柱としたアドバイスをするだけでなく、学生への金融教育にも取り組んでいる

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