今日から使える!3つの改革で変える効率的仕事術(第2回)

ムダに長い会議を短縮するための3つの進行術

2016.01.25 Mon連載バックナンバー

 「みなさん、会議は好きですか?」 そう聞かれると、好きな人もいれば嫌いな人もいるでしょう。では、「あなたの会社の会議は、生産的で効率的なものですか?」という質問であればどうでしょうか。おそらく、多くの会社、多くの部署で、「本当によい会議」が行われていないというのが現実ではないかと思われます。

 今回は、会議の時間を短縮しながら成果も上げられるよう、3つのポイントを紹介します。

 

【1】準備ができるよう、会議のテーマは事前に伝えておく

 会議の開催日時が決定したら、その時点で「会議のテーマ」を事前に伝えておきましょう。会議で話し合う内容や目的をあらかじめ伝えておくことで、参加者それぞれが事前に資料などを準備しておくことができます。

 たとえば議論が進んできている中、「その点についての資料があったはずなので、ちょっと取りに行ってきます」と中座してしまう人がいます。そうなると、参加者全員が待たされてしまい、会議は止まってしまいます。かといって、中座した人を抜きにして進めてしまうと、その人だけ会議に取り残されてしまったり、取りにいった資料の内容のためにその間の議論が無駄になってしまう恐れもあります。これでは、時間が無駄になるだけでなく、会議参加者のモチベーションや集中力をそぐことにもなってしまい、効率的な会議運営はできません。

 たまに、「会議や打ち合わせはメンバーがいるときに、その場で急に始める方がいい」という人がいます。会議内容を伝えない目的は、「突然に言われても、その場でいいアイデアを出せるかどうかを試すため」ということでした。しかし、その会議に立ち会ったところ、… 続きを読む

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横山 研太郎

横山 研太郎

ねこのてFP事務所 代表

富士通株式会社退職後、メーカーの経営サポート等を行う。現在は、ファイナンシャル・プランナーとして、資産運用を柱としたアドバイスをするだけでなく、学生への金融教育にも取り組んでいる

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