今日から使える!3つの改革で変える効率的仕事術(第16回)

業務マニュアルづくりで失敗しない3つのポイント

2016.09.26 Mon連載バックナンバー

 日々の仕事をマニュアル化すれば業務の効率化を図ることができます。しかし、効果的なマニュアルを作成するのはそう簡単ではありません。

 今回は、あまり役に立たないマニュアルにしてしまわず、より優れたマニュアルを作成するためのポイントを3つにまとめました。

 

【1】マニュアルは「ミスを防ぎ、仕事を効率的に進めるためのもの」と定義すべし

 「マニュアル」という言葉を辞書で引くと、「取扱説明書」「手引き書」といった説明がなされています。確かに、いろいろな機械やシステムの使い方や操作手順をまとめていれば、それは「マニュアル」だと言えるでしょう。しかし、それだけの内容で終わってしまったら、誰でもできていることができるようになるだけで、会社の強さにはつながりません。

 そこからさらに一歩踏み込んで、「ミスが起きにくく、効率的に仕事を進められる手順をまとめたもの」を作ることを心がけましょう。つまり、マニュアルを作成するにあたっては、作業方法を再確認し、無駄をなくした手順に修正しながら作成することが大切なのです。

 たとえば、道具や書類の保管場所を、現行よりもさらに便利な場所に置き換えたり、今まで指定されていなかった備品の置き場所を明確に定義するなどです。そうすることで、改善された作業方法によるマニュアルを作ることができ、効率化とマニュアル化を同時に実現することができます。ひとつひとつの改善は地味かもしれませんが、日々繰り返される作業の改善を続ければ、大きな成果を見込むことができます。

 

【2】マニュアル作成者のモチベーションを高めるべし… 続きを読む

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横山 研太郎

横山 研太郎

ねこのてFP事務所 代表

富士通株式会社退職後、メーカーの経営サポート等を行う。現在は、ファイナンシャル・プランナーとして、資産運用を柱としたアドバイスをするだけでなく、学生への金融教育にも取り組んでいる

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