若手社員とのホウレンソウを活発にする

シンプル思考!部下に教えたい社内コミュニケーション10のポイント

2012.11.22 Thu連載バックナンバー

 部下(特に若手)とのコミュニケーションギャップに悩んでいる上司は多い。しかし上司である以上、どんなに忙しくても、部下からきちんと報告を受けて決定できるようにしておく必要がある。上司は、部下が短時間にホウレンソウを的確に行なえるようになるための10ポイントを自ら説明し、日々の業務を通じて周知徹底することが重要である。

 

中堅中小企業で実際に発生する悩み

 この記事を読んでいる方の中にも、部下とのコミュニケーションギャップに悩んでいる方は多いのではないだろうか。以下、各種調査結果から、悩みの原因であるコミュニケーションギャップについて考えてみたい。
 厚生労働省が2004年1月に発表した「若年者の就職能力に関する実態調査」によると、企業が新入社員を採用する時に最も重視した能力は、「コミュニケーション能力」である。図1は、本調査結果から抜粋したグラフで、採用時に重視する能力を示している。

【図1】採用時に重視する能力

採用時に重視する能力

出典「若年者の就職能力に関する実態調査」より抜粋

 また、HR総合調査研究所が2012年7月9日~19日に人事担当者に対して行なった「新入社員教育に関するアンケート調査」をみると、新入社員の特徴は、「受身的である」「まじめである」「精神的に弱い」「他者との争いを好まない」「失敗を恐れる」などが上位を占め、コミュニケーションが下手という評価結果は低い。図2は、本調査結果から抜粋したグラフで、人事担当者が感じた「新卒新入社員の特徴と思われること」について示している。

【図2】新卒新入社員の特徴と思われること

新卒新入社員の特徴と思われること

出典「新入社員教育に関するアンケート調査」より抜粋

 最後に、一般社団法人日本能率協会が2012年6月に発表した「2012年度新入社員意識調査報告書」によると、新入社員は、今後3年以内に会社で必要とされると思う能力・スキルとして、「仕事の基本動作(報告・連絡・相談など)」「ビジネスマナー(言葉遣い・電話応対など)」「仕事上の基礎知識(社内規則や仕事上のきまりなど)」の3つを上位に挙げている。図3は、今後3年以内に会社で必要とされると思う能力・スキルを示している。

【図3】今後3年以内に会社で必要とされると思う能力・スキル 
今後3年以内に会社で必要とされると思う能力・スキル

出典 「2012年度新入社員意識調査報告書」より抜粋

 上記3つの調査結果から、新入社員を含む若手はコミュニケーション能力が低いわけではなく、「受身的である」「精神的に弱い」などの特徴を持っており、仕事の基本動作(報告・連絡・相談など)」などについてまじめに学習しようとしている態度を持っていることがわかる。それなのに、なぜかコミュニケーションギャップが生まれてしまう。それは、部下として上司とどのように仕事上のコミュニケーションをとるべきか、教わっていないからである。
 上司は非常に忙しい毎日を送っている。部下は遠慮して報告や相談をためらいがちになる。そこで上司は、部下がホウレンソウを実施してくれるように、彼らの特徴を理解して、日々の業務の中で指導することが重要となる。

 

ホウレンソウを行なってもらうための10のポイント

 上司はどんなに忙しくても、部下を指導し、タイミング良く、且つ、判断ができる内容でホウレンソウをしてもらう必要がある。そのためには、部下に求める“コミュニケーションの勘所”を、… 続きを読む

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山本 雅暁

山本 雅暁

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 代表

1975年大手AVメーカー入社。海外子会社の経営再建やアライアンス・M&Aに従事。2007年経営コンサルタントとして独立。事業領域や市場規模に応じた売上拡大、新規事業立上、事業再生などの経営戦略を支援。

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