グローバル事業拡大におけるIT活用術(第3回)

遠隔地とのコミュニケーションツール6種を比較する

2013.01.17 Thu連載バックナンバー

  海外とのコミュニケーションで広く使われている電子メール。しかし、即時性や臨場感には欠けます。この難点を補うツールとして注目されているのが、チャットやビデオ会議です。従来は自社専用でシステムを構築する必要がありましたが、最近はクラウドサービスとして提供されており、比較的容易に導入することが可能です。

 

 高コストの大きな情報システムは経営の足かせになる

  グローバルに展開する企業にとって、コミュニケーションシステムは重要です。距離・時差・言語の壁を超えて密なコミュニケーションを取ることが、ビジネスを成功させる鍵になるからです。

 ほぼ全ての人が当たり前のように電子メールを利用していますが、使い勝手は必ずしもいいわけではありません。多数のメールを受け取っている人なら、特定の話題を追いかけるのに手間取りますし、誤送信による情報の漏洩も考えられます。
 そこで注目されているのが、チャット(直訳すると“おしゃべり”。メールよりも簡易な文字情報伝達ツール)の仕組みを利用した情報共有ソリューションです。チャットそのものは従来からありましたが、現在の企業向けチャットソリューションでは、リアルタイムに情報をやりとりできるメリットはそのままに、データの蓄積が可能になっています。また、ツイッターやフェイスブック等の普及により、一般の人も短文でのコミュニケーションに慣れてきていることも、チャットの導入にとって追い風となっています。
 また、文字でのコミュニケーションでは、言語の壁の問題があります。その際に有効なのが、テレビ会議/ビデオ会議を利用した対面でのコミュニケーションです。メールだけ、電話だけでは十分に意思疎通を図ることが難しくても、実際に顔を見て、図面や装置などを見せながら話をすることができれば、コトバが多少つたなかったとしても、それを補ってくれることでしょう。

 このようなシステムは、従来であればオーダーメイドのITシステムとして個別に導入していました。しかし、計画から導入までに時間がかかり、コストも莫大なものになります。グローバルに展開する企業にとって、このスピードの遅さとコストは大きな負担になります。一度導入してしまったら、おいそれと廃棄することはできません。現地のシステムを縮小または撤退したくても、高いメンテナンス費用をv払い続けるということもあるでしょう。

 そこで注目されているのが、クラウド型のソリューションです。必要とするサービスを、利用する分だけ提供する形態のため、企業がシステムを用意して運用する必要がなく、コストを大きく抑えられるのが特徴です。すぐに導入できるのもメリットです。

 たとえば、国内と海外拠点でテレビ会議をする際、従来は専用の会議室とテレビ会議システムを用意する必要がありました。しかし、高画質で高いセキュリティを備えているものの、運用コストが高く、外部からの参加もままなりません。そこで、今では手元のPCやタブレットからテレビ会議に参加できるソリューションが注目を集めています。個人で使える無料のテレビ電話ソフトと違って、安定した品質で会議が行なえるのです。

 

メールのトラブルから解放される!高効率のコミュニケーションツール『ChatWork』

 当たり前のように使われている電子メールですが、トラブルを経験した人も多いのではないでしょうか。まず、ありがちなのが「メールが届いていない」というトラブル。まれながらも実際に起きるトラブルで、そう言われてしまうとどうしようもなく、ビジネスの進行を止めてしまいます。誤送信をしてしまい、真っ青になった方もいるでしょう。作成途中のメッセージを送るだけならまだしも、社内宛の文面を取引先に送ったり、他の取引先への見積書を他社に送ってしまったりしたら、被害甚大です。重要な案件が迷惑メールに埋もれて見つからなかったり、添付ファイルの容量制限で資料を送信できなかったりということもあるでしょう。通常のメールは本文が暗号化されていないので、情報の漏洩も考えられます。
 そのようなメールの弱点を解消してくれるのが、チャットツールです。昨今のチャットツールは、文字の伝達だけでなく、ファイルの添付機能や、情報漏洩対策など、ビジネスを視野に入れたサービスに進化しています。
 主なチャットツールを比較すると、以下のようになります。

サービス名 Chatwork co_meeting Skype
料金 無料/
有料プランは380円~
無料/
有料プランは1,575円~
無料
参加人数 無料40人まで 無料30人まで 無料100人まで
特徴 ファイル添付可能
Facebook連携
相手のオフライン時通信可能
★タスク管理可能
★書きかけ表示あり
ファイル添付可能
Facebook、Google連携
ファイル添付
Facebook連携
★操作が容易である
詳細 公式サイト 公式サイト 公式サイト

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柳谷 智宣

柳谷 智宣

ITライター

インターネットから自作PC、エンタープライズ向けソリューションまでIT全般に精通する。常に最新のガジェットやサービスを使いこなしている。著書に「Dropbox WORKING」(翔泳社)など多数。

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