複合機、FAX、携帯電話、固定電話のコストを見直す(第1回)

オフィスコスト削減!すぐに取り組む4つのポイント

2012.11.14 Wed連載バックナンバー

「オフィスのコスト削減なんて、もうやり尽くしたよ」とお考えの方も多いかもしれません。しかし特に通信領域では新サービスの登場や内容の充実、低料金化のスピードが速く、少し気を抜くと、コスト削減対策が時代遅れになっていた、ということもあり得ます。今回から4回にわたり、複合機、FAX、携帯電話、固定電話の4つの分野の最新のコスト削減ポイントを紹介します。

  中堅メーカーの総務部門で係長を務めるAさんは、この頃月末を迎えるたびに、請求書の束を手にして頭を抱えてしまいます。「ずいぶんコスト削減には気をつかってきたつもりだけど……」というのがAさんの悩みです。このところ会社は国内外に営業所を増やしているので、拠点間の通信回数や時間が増加の一途です。すでに電話会社を替えて低コストの電話回線を契約しているのですが、それでも十分なコスト削減には至っていません。

 「これ以上、どうしたらコストが下げられるだろう」と、Aさんは改めて現状のOA機器の利用状況をよく調べることにしました。やがて、次のような問題が見えてきました。

・複合機の運用コストがかかりすぎている。しかも簡単な打ち合わせや、FAXするだけのためのプリントアウトが多く、トナー交換と用紙コストと手間が非常に多い
・FAX料金がかかりすぎている。特に大量の文書送信、一斉同報送信の際のエラーによる再送信が多い
・携帯電話料金が異様に高額になっている。この中に私用通話が含まれている可能性がある
・固定電話料金も、国内外の拠点が増えたために遠距離通話・国際通話が多く、高額になっている

 ポイントが明らかになってみると、それぞれにまだまだコストや手間を削減する余地があるようです。「コスト削減のために、複合機、FAX、携帯電話、固定電話の最新サービス情報を集めてみよう!」と俄然やる気がわいてきたAさんでした。

 

【管理者の悩み1】複合機にまつわるコストを削減したい

 書類や資料を印刷、またはコピーして、会議や商談、FAXで利用する。何気なく行なっていることですが、紙、トナー、そして複合機本体の費用など、実はさまざまなコストがかかっています。複合機本体の存在を見直してみましょう。

〈解決ソリューション〉
・レーザー式複合機をやめ、… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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