仕事術としてのビジネス文書(第4回)

時間をかけずに文書を読みやすくする方法

2015.08.16 Sun連載バックナンバー

 ビジネス文書には、提案書、報告書、企画書、作業指示書、業務マニュアルなど、さまざまな文書があります。これらの文書は内容が重要であることはもちろんですが、文書としての見た目の体裁が整っていなければ、せっかく充実させた内容も読みにくい、残念な文書となってしまいます。

 こんな時は、文書作成ソフトのレイアウト機能を駆使して、さまざまな装飾を施し、凝ったレイアウトにしてみるのが一番です。しかしやりすぎると、時間と手間を掛けたはずが、ますます読みにくい文書になってしまうこともあります。

 おそらくその原因は、文書構造に基づいて体裁を整えていないか、過剰に装飾機能やレイアウト機能を使っているためです。文書には、タイトル、大見出し、小見出し、本文といった階層構造があります。この階層構造を意識して体裁を整えなければ、文書は読みやすくなりません。

 そこで今回は、文書の構造に合わせて効率良く体裁を整えて、読みやすい文書に仕上げるヒントを紹介します。

 

「スタイル」を利用して効率良くメリハリを付ける

 文書作成ソフトには、種類により呼び方は変わりますが、「スタイル」あるいは「書式」や「段落書式」と呼ばれる機能があります。これは、文書中の文字に、段落単位で装飾を施すための諸設定をパッケージ化する機能です。

 設定できる項目は、書体、文字サイズ、斜体、文字色、囲み線、文字背景色やパターン、行間、段落の前後のスペース、インデント(字下げ)などです。

 たとえば見出しのスタイルは… 続きを読む

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地蔵 重樹

地蔵 重樹

フリーライター

ニュースサイトやオウンドメディアなどのWebコンテンツや、書籍のライティングを行う。著書に『〈アウトライン記述法〉でA4一枚の文書がサクサクつくれる本』(日本実業出版社)などがある。

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