海外発!デキるビジネスマンになるためのコラム(第72回)

うっかりミスが大問題に。メールで失敗しない13カ条

2016.10.15 Sat連載バックナンバー

 ビジネスパーソンの多くはついついメールの返信に追われがちですが、ビジネスマナーのコンサルタントであるバーバラ・パクター氏によれば、その多くは、適切なメールの使い方を知らないまま仕事をし続けてしまっていると言います。

 普段やりとりするメッセージは大量です。それにより、つい気まずいミスをしてしまい、そのミスが深刻な結果を引き起こしてしまうことがあるのです。

 パクターは、彼女の著書「エッセンシャルズ・オブ・ビジネス・エチケット」の中で、現代のメールのエチケットを基礎から説明しています。その中から、知っておくべき最も重要なルールを紹介します。

元記事「15 email-etiquette rules every professional should know

 

1. タイトルは分かりやすくストレートに

 良いタイトルの例として「ミーティングの日程変更」や「プレゼンに関する質問」、「ご提案について」が挙げられます。パクター氏も「人は、そのメールを読むべきかどうか、タイトルから判断することが多い」「相手の抱える課題や、仕事の問題に関するものだということが伝わるタイトルにしましょう」と述べています。

 

2. 「全員に返信」にする前に、もう一度確認する

 まったく関係のない20人から送られたメールを読みたい人はいません。メールを受信すると、スマホに新規メッセージの通知が表示されたり、パソコンの画面にわずらわしいポップアップ・メッセージが出るので、見たくなくても見てしまいます。

 全員が本当にそのメールを受け取る必要がある場合は、もちろん「全員に返信」を選ぶべきですが、そうでない場合は、関係のない人をアドレスから外すのが良いでしょう。

 

3. 署名を入れる

 パクター氏は、読み手に対して自分自身の情報をきちんと提供することを推奨しています。署名には、フルネーム、役職、社名、連絡先情報が書いてあり、電話番号も含まれている必要があります。多少の宣伝を書いてもかまいませんが、格言やアートなど、やりすぎてはいけません。メール本文と同じフォント、同じサイズ、同じ色を使いましょう。

 

4. ビックリマークの使用は… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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