意外と知らないメールの書き方講座(第5回)

先方と良好な関係を保つ「お礼」のメールの書き方

2015.06.01 Mon連載バックナンバー

 ビジネスにおいては、感謝の意を伝えるべきさまざまな場面があります。新規の仕事を発注していただいたとき、新規受注に至る便宜を図っていただいたとき、接待を受けたとき、あるいは社内でも、企画をサポートしてくれた人や、食事をごちそうしてくれた上司などへのお礼をする機会があります。

 そのようなとき、基本的には直接相手に会って感謝の意を伝えたり、電話で伝えたりすることが望ましいですが、相手が多忙のため不在気味であったり、遠距離で簡単には出向けないなどの事情により、メールで伝える事が望ましい場合があります。

 それではメールでお礼を伝える際には、どのような注意点があるでしょうか。

 

お礼は早めにしないと機会を失う

 メールに限らず、お礼を述べるにはなるべく早いほうが良いでしょう。時間が経過してしまうと、改めてお礼をすることがためらわれますし、相手も忘れてしまっているかもしれません。場合によっては、「今頃になって何だ?」と勘ぐられてしまいます。

 ですから、お礼のメールを出す場合は、できれば当日中、遅くても翌日中には送信したいところです。その上で、後日改めてお礼に伺う旨などを記しておきます。

 また、件名には「ありがとうございました」や「取り急ぎお礼まで」では、相手が瞬時に何のことか分かりませんので、具体的な案件を示す内容を記しておきます。たとえば、「【お礼】○○社さまをご紹介いただきました件」や「新製品○○発表会ご出席ありがとうございました」などとします。

 

お礼メールの型

 お礼メールで「とにかく感謝しています」という喜びに溢れた文言が書き連ねてあれば、確かに相手にも感謝の気持ちは伝わるでしょう。しかし、あまり感情が先走った文面ではカジュアルすぎて、相手にとっては悪い気はしないとは言え、困惑させてしまうかもしれません。

 そこで一端冷静になり、ビジネス上の礼儀をわきまえた上でお礼を書くためにも、型に沿って書くことが有効になります。

 以下はお礼メールの型になります。必ずしもこの型どおりに書く必要はありませんが、基本として押さえておくと冷静に書くことができます。… 続きを読む

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地蔵 重樹

地蔵 重樹

フリーライター

ニュースサイトやオウンドメディアなどのWebコンテンツや、書籍のライティングを行う。著書に『〈アウトライン記述法〉でA4一枚の文書がサクサクつくれる本』(日本実業出版社)などがある。

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