意外と知らないメールの書き方講座(第3回)

ミスしてしまったその時に…… お詫びメールの心得

2015.05.03 Sun連載バックナンバー

 トラブルなどでクライアントに迷惑を掛けた場合は、メールでお詫びするのではなく、まずは直接クライアントの元に伺ってお詫びすることが大切です。従って、メールはあくまでお詫びの補足的な使い方になります。

 順序としては、まずクライアントにアポイントメントを取るために電話を掛けます。アポイントメントが取れたら、直接伺いお詫びします。その後、改めてトラブルの原因と対策についての報告としてメールを使う事になります。

 もし、アポイントメントが取れなかった場合は、クライアントが捕まるまで待つのでは無く、電話したことをメールで知らせ、お詫びを伝える事になります。

 

お詫びメールの件名

 メールの件名は、受信リストに表示された際にすぐに何の案件についての連絡か分かるように付ける事が基本ですので、お詫びのメールでも案件がすぐに伝わるようにします。

 ですから慌てて「お詫びの件」や「大変申し訳ございません」、あるいは訪問した後で「先ほどの件」などといった件名では、なにやらきちんと対応する気も無いままに慌ててメールしてきたな、と相手に不快感を与えてしまいますし、幾つも案件を動かしている相手にとっては、瞬時で何のことだか判断出来ず、ストレスになります。

 件名には具体的に、「腕時計カタログ納品部数ミスのお詫び」や「○○用スタンド不具合発生のお詫び」、あるいは「【お詫び】社内報納期遅れの件」などと記す必要があります。

 

お詫びメールの型

 お詫びメールには型があります。単に謝罪の文面や言い訳を綴っても、相手は苛立ちを覚えるだけになってしまいます。

 ビジネス上のトラブルでは必ず、原因と対策を示さなければなりません。ただし、お詫びのメールは早めに送信するべきものですから、もし、トラブルの原因と対策を示すために調査などで時間がかかる場合は、後日、必ず報告することを伝えておく必要があります。従って以下のような型に沿ったメールを送信する必要があります。… 続きを読む

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地蔵 重樹

地蔵 重樹

フリーライター

ニュースサイトやオウンドメディアなどのWebコンテンツや、書籍のライティングを行う。著書に『〈アウトライン記述法〉でA4一枚の文書がサクサクつくれる本』(日本実業出版社)などがある。

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