意外と知らないメールの書き方講座(第2回)

「Re:」のままで大丈夫?メールの返信マナー

2015.04.12 Sun連載バックナンバー

 メールは非常に便利なツールで、返信する際も、「返信」ボタンをクリックするだけで返信用メールが用意されます。そして、件名には「Re:」が自動的に追加されたり、相手のメールアドレスが送信先に自動入力されたり、さらには相手からのメール内容に引用符「>」が追加されたりするなど、さまざまな便宜が図られています。

 そのため、つい安易に返信メールを作成して「送信」ボタンクリックしてしまいますが、返信メールの仕方に注意しないと、信頼関係が壊れたり、仕事上の行き違いの原因になったりする可能性があります。「送信」ボタンをクリックする前に今一度、注意すべき点を確認しておきましょう。

 

返信は早いほうが良いが、慌ててはいけない

 メールというのは、受信した側は「この件は後で良いだろう」と気軽に後回ししてしまうことができますが、これは自分が必ずそのメールに対して返信するであろうことを知っているからです。

 しかし、送信した側は、相手が自分のメールを確認したかどうか返信があるまで分かりませんので、たとえ急ぎの案件で無くても、返信が無いと不安になります。

 ですから、メールを受信したら、できるだけ早く返信することを心がけましょう。件名に「緊急」や「至急」と書かれてあれば、30分以内にでも返信すべきですが、特に急ぎの指定が無くとも、その日の営業時間中には返信することを心がけるべきです。

 もし、返信内容の性質上、調査や資料作成などの作業が必要で、回答までに時間が掛かる場合には、待たせている間に相手が不安にならないように、まずは受信して内容を確認したことだけをできるだけ早く回答しましょう。

 その際、問い合わせへの正式な回答までは時間が掛かることも伝えておきます。可能であれば、正式な回答の具体的な期日を知らせると相手は安心します。

 たとえば、下記のようなメール文になります。… 続きを読む

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地蔵 重樹

地蔵 重樹

フリーライター

ニュースサイトやオウンドメディアなどのWebコンテンツや、書籍のライティングを行う。著書に『〈アウトライン記述法〉でA4一枚の文書がサクサクつくれる本』(日本実業出版社)などがある。

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