意外と知らないメールの書き方講座(第1回)

押さえておきたい、ビジネスメールの基本スタイル

2015.04.02 Thu連載バックナンバー

 ビジネスシーンにおいて、日常的に大量のメールが送受信されています。受信者側は大量のメールを読まねばならず、情報を読み取るのに不適切な構造で書かれたメールはストレスを受けるだけで無く、大切な情報を読み落としてしまう可能性もあります。

 そのため、メールを送信する側は、受信者がストレス無く、正しい情報を読み取りやすいようなメールを送信するように心がけなければなりません。場合によっては、メールの書き方が悪かったばかりに、仕事上のトラブルを招くこともあります。

 そこで今回は、押さえておきたいメールの基本形というものを改めて確認しておきましょう。

 

件名は一目瞭然に

 まず、メールを送信する前に、基本的なマナーを押さえておきましょう。これが案外できていない人が多く、メールを受信する人にとっては困惑の原因となります。そのマナーの筆頭が「分かりやすい件名を入れること」です。

 最近では件名が空欄だとメールソフトが警告を出してくれる便利な機能もありますが、件名をいい加減に入れてしまうと、受信者にそのメールが何についての要件なのかを考えさせながら本文を読ませてしまうことになります。最悪、開封すらされない可能性があります。

 よくある件名で、「昨日はお世話になりました」や「補足です」、酷い例になると「例の件」などと付けられていることがあります。

 しかし幾つもの案件を抱えている受信者にとっては、これらの件名では、瞬時でどの案件についての連絡なのか判断がつきません。

 ですから、メールの件名は具体的な案件と状況が分かるように記すべきです。たとえば以下のようになります。

 「『社内報35号』の再校ご確認依頼」
 「4月15日の制作会議レジュメ配布」
 「腕時計○○の雑誌掲載広告についてのお打ち合わせ予定について」
 「『○○セミナー』ご出席のお礼」

 いかがでしょうか。メール受信リストの中に紛れていても、受信者はどのメールがどの案件に係わる連絡なのか、瞬時で分かりますし、後日検索した際にも、必要なメールを探し出すことが容易になります。

 もちろん送信者にとっても、自分が送信したメールから必要な情報を引き出す際に、分かり易い件名を付けておくことは便利です。

 

本題に入る前に、必ず相手先と送信元を明確にする

 メールソフトの受信リストには、送信者が誰であるかが表示されますし、受信者も“自分宛に届いたメールなのだから自分宛だと分かるだろう”と高をくくってはいけません。これも受信者にストレスと判断の手間を与えてしまうことになります。

 自分宛の要件だと思って読んでいたら、なんだか内容がピンとこない。改めて宛先を見たら、自分はCCだった、と分かって気分を害した、ということは誰にでもあるはずです。あるいは何のことだか分からずに読み進めた結果、どうやら送信先を間違ったメールだった、ということもあり得ます。

 これらの場合では、受信者に無駄な時間を使わせたことになります。

 ですから、メールでは本題に入る前に、必ず誰宛に誰が送信したのかを明確に記しておく必要があります。以下の例をご覧ください。… 続きを読む

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地蔵 重樹

地蔵 重樹

フリーライター

ニュースサイトやオウンドメディアなどのWebコンテンツや、書籍のライティングを行う。著書に『〈アウトライン記述法〉でA4一枚の文書がサクサクつくれる本』(日本実業出版社)などがある。

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