海外発!デキるビジネスマンになるためのコラム(第27回)

eメールに関する10のダメな習慣

2015.09.06 Sun連載バックナンバー

 eメール(以下、メール)は文明の利器ですが、声を伝えることができない分、思わぬところで相手に不快な思いをさせてしまうことがあります。また返信1つで、相手の人となりや仕事への取り組み方が見えてしまうこともあるでしょう。

 メールが不可欠になった現代、改めて何を見直すべきなのでしょうか。

 多くの人に共通する「Eメールに関する10の見直すべき習慣」を早速、見てみましょう。

元記事「11 Bad Email Habits And How To Break Them/BUSINESS INSIDER」

 

1. そもそももらったメールに返信しない

 仕事上のメールで最もイライラすることは何でしょうか。大量のメッセージやスパムメールではありません。これらの問題は、「フィルタ」や「サマリー」といった仕分け機能を使えば解決するからです。最も嫌なのは、返信がないことです。メールを受け取ったら、相手の気持ちを気遣って、まずは受け取った旨や意向を伝えましょう。

 「メール頂きました」や「現在、作業中です」など、シンプルな返答で構いません。たったそれだけで、「迷惑フィルタに分類されてしまったのだろうか」とか、「何か気を悪くすることでも言ってしまい、無視されているのだろか」などど、心配させる必要がなくなるのです。人というものは、物事を悪い方向に考えがちです。もちろん、相手のことを本当に気遣う気持ちがあるなら、きちんと説明して、不安を解消してあげるのも良いでしょう。

 ここで、ある男性の例を見てみましょう。

 「最近、仲の良いある友人にメールを送りました。というのも、友人が帰省する予定だったので、その間、実家にいるかどうか知りたかったからです。自分の航空券は、彼の予定に合わせて取るつもりでした。

 しかし、いつまで経っても返信がありません。その後、『緊急』と別のメールを送ったのですが、彼からの返事は『予定が分かり次第連絡するつもりだった』でした。その返事を受け取るまで、私はずっと待たなければならず、しかも彼がメールを受け取ったかどうかさえも分からない状態でした。ひと言『2、3日待って。確認したら連絡するよ』とさえ言ってくれれば、あんな思いはしなくてすんだはずです」

 

2. 話題が変わっているのに件名は昔のまま… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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