企業の働き方はどう変わっていくべきか(第3回)

トラスティルグループがスマホ内線化で在宅勤務実現

2017.03.22 Wed連載バックナンバー

 総合リーガルサービスグループとして、法律と会計にわたるワンストップサービスを提供するトラスティルグループは、創業当初から柔軟な働き方を模索してきました。そのような中、経験豊富で優秀な社員から家族の転勤に伴う離職の相談が寄せられたことをきっかけに、在宅勤務体制の確立を決断します。助成金制度も活用してスマートフォン内線化サービスを導入した同グループは、コストを大幅に節約しつつ、ワークスタイル変革を成功させました。

トラスティルグループについて

 トラスティルグループ(弁護士法人トラスティル、行政書士法人トラスティル、トラスティル海事代理士事務所、株式会社トラスティルグループ)は、総合リーガルサービスグループとして法律と会計にわたる総合的なワンストップサービスを提供。弁護士、行政書士、司法書士、公認会計士などいわゆる“士”業の有識者と専門性の高い知見でサポートするアシスタントスタッフが密接に連携し、顧客の課題を解決へと導きます。とりわけ専門性の高い許認可業務や会社設立・一般法人設立業務では高い実績を誇るとともに、インターネットを介して顧客とやりとりを進めるオンラインサービスも大きな特長となっています。

 

早くからテレワーク実現を模索するも導入に至らず

 トラスティルグループは、創業当時から、モバイルデバイスを活用しオフィスにいなくても業務が進められるワークスタイルを模索してきました。クラウド型CRMを導入して情報資源をクラウド上に集約するなど、社内外を問わずそこで業務を完結できる環境を整備してきました。

 また、在宅勤務を視野に入れた職場作りも推進し、モバイルデバイスの配布など在宅勤務環境の実現に注力してきました。「それぞれの専門領域を持つ当社の社員は、その特性上、容易に替えが利きません。そのため社員が長く在籍できる環境を整えることは創業以来のモットーです。モバイルワークや在宅勤務などテレワーク環境の実現に注力してきました」と同グループ代表の小倉純一氏は話します。

 しかし、電話連絡などの社内コミュニケーションに関しては、オフィスと同様の環境を整備するのは困難でした。同グループでは、総合窓口としてフリーダイヤル番号と代表番号を設けるとともに、裁判所との対応のため弁護士や行政書士などの業務別に電話番号を設けていて、電話応対にあたってはスタッフが担当者への電話転送を日常的に行っていたからです。在宅勤務においても、在宅勤務者が会社の代表番号へかかった電話を受ける、会社から自宅へ電話を内線で転送するなどといったことが必要になります。しかし、それらは実現できなかったため、在宅勤務導入に踏み切れていなかったのです。

 

「優秀な社員を失いたくない」と乗り出した在宅勤務導入

 そのような中、経験豊富な優秀な社員から家族の転勤に伴う離職の相談が寄せられたことをきっかけに、在宅勤務の導入を決断します。さらに、同時期にオンプレミスのPBXが不調を来したことや、新たに地方(栃木県小山市)に拠点を設け、事務機能の一部を移転する計画がスタートしたこともあり、全社的な通信環境の見直しに着手します。

 折よく、厚生労働省の「職場意識改善助成金(テレワークコース)」(以下、テレワーク助成金)制度がスタートしていました。これは労働時間等の改善及び仕事と生活の調和の推進のため、終日、在宅またはサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、その実施に要した費用の一部を助成するものです。仕事柄、補助金関連の話題をお客さまに紹介する機会が多く、テレワーク助成金は以前から注目していたため、制度の活用を検討。申請・承認を経て、テレワーク助成金を活用しながらのワークスタイル変革に乗り出します。

 

通信品質の安定性とテレワークの実現性を評価して「Arcstar Smart PBX」を導入

 同グループは、PBXの公開にあたりクラウド型サービスの導入を検討。少数精鋭主義の企業においては、オンプレミス型PBXの運用は負荷が高いと感じていたからです。数社を検討した結果、同グループが採用した次世代PBXは、NTTコミュニケーションズのクラウド型PBXサービス「Arcstar Smart PBX」でした。小倉氏はその選定理由を次のように語ります。… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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