スムーズな情報共有で業務をスピーディーに!

初めてでも安心して使える「グループウェアガイド」

2014.09.11 Thu連載バックナンバー

 仕事のスケジュールをスマートフォンで管理しているなら、ぜひ導入したいのがグループウェアです。社内やプロジェクトなどのメンバーの予定をリアルタイムに把握できるスケジュール共有機能により、打ち合わせや会議の調整がスムーズに行えるなど、業務を円滑に進められる効果が期待できます。まだ導入していないのであれば、積極的にグループウェアの活用を検討してみましょう。

 

「スマホ+クラウド」でスケジュールを共有

 携帯電話からの乗り換えを機に、それまで紙の手帳で行っていたスケジュール管理をスマートフォンで行うようになった人は多いのではないでしょうか。普段から持ち歩いているスマートフォンであれば、いつでも予定の登録や参照が可能なほか、手帳よりもスマートに時間の変更や内容の修正が行えます。また、たとえば予定の開始時間前に通知してくれるリマインド機能など、便利な機能が利用できることも魅力です。

 スケジュール管理のほか、メールの送受信やWebサイトの閲覧、地図の参照などビジネスに便利な機能を数多く備えていることから、スマートフォンの業務利用が広まっています。そして、ビジネスの現場でスマートフォンを利用する際、ぜひ組み合わせて使いたいのが「グループウェア」です。

 グループウェアはスケジュール管理や掲示板・回覧板、ファイル共有などの機能を持ち、社員間のコミュニケーションや情報共有のためのツールとして多くの企業で使われています。もともとはオフィス内のパソコンからアクセスして使う形が一般的でしたが、携帯電話やスマートフォンに対応したことで外出先でも使えるようになり、さらに利便性を高めました。このグループウェアが持つ機能の中でも、その利便性から特に広く使われているのが「スケジュール共有」です。

 

会議の日程調整をスマートに実現

 従来、社内や部署内でスケジュールを共有するには、一般的にホワイトボードが使われていました。帰宅時や外出時にホワイトボードに予定を書き込み、メンバーの行動を把握できるようにしていました。

 しかし、ホワイトボードを使ったスケジュール共有は予定を書き込むのが面倒なほか、外出先で発生した予定などは即座に共有できないといった不便な面がありました。このような課題を解消できるのが、スマートフォンとグループウェアの組み合わせです。… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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