最新動向に見る「クラウド化」のメリットとポイント(第2回)

メール/グループウェアをクラウド化する利点とは

2013.10.16 Wed連載バックナンバー

 社内外のコミュニケーション基盤であるメール、そしてスケジュール共有などで便利なグループウェアは、企業において欠かせないシステムの1つになっています。一方で、日常的に使うシステムであることから、利用者である従業員からの不満も生じやすいと言えるでしょう。ここでは、メール環境やグループウェアにおいてユーザーが不満を抱きやすいポイントと、クラウドサービスとして提供される「Office 365」と「Google Apps for Business」でそれをどのように解決できるかを解説していきます。

 

システムの改修が後回しになりやすいメールとグループウェア

 「メールボックスの容量が少ない」、「毎日送られてくる迷惑メールの処理が面倒」、「外出先でも予定表をチェックしたい」……など、メール環境やグループウェアに対する従業員からの不満に頭を悩ませている情報システム部門は決して少なくないでしょう。特に昨今では、個人ユーザー向けの大容量のメールボックスが使えるメールサービスや、スマートフォンやタブレット端末でも利用できるスケジュール管理サービスなどが広まっています。このため、それらのサービスを個人的に利用している従業員が“なぜタダで提供されているサービスよりも、会社のIT環境は使いづらいのか”と考えても不思議ではありません。

 もちろん、ハードウェアの増強や新たなシステムの追加、あるいはソフトウェアのバージョンアップなどによってそうした従業員の不満を解消することは可能ですが、それには当然コスト負担が伴います。そのため、不満があってもひとまず使えているという現状があり、なおかつ限りあるIT予算の中でほかにも投資すべき対象があれば、直接利益につながるものではないメール環境やグループウェアの改修は、どうしても後回しにならざるを得ないと考えられることが多いようです。

 特に、老朽化したグループウェアを更改するといった場合、思わぬコストが発生することも珍しくなく、サーバーの購入とソフトウェアのバージョンアップを同時に行うと、企業規模によりますが、そのためのコストは数千万円から1億円超の見積になることもあります。

 しかも、これだけのコストをかけても永続的に利用できるわけではなく、今度はサーバーの老朽化や保守期限切れ、あるいはグループウェアにおける当該バージョンのサポート終了により、バージョンアップが必要になればまた新たな費用を負担しなければなりません。さらに、バージョンアップに伴う作業を外部のシステムインテグレーターなどの協力を得ながら進めるということであれば、当然その費用も考慮しておく必要があるでしょう。

 ところが昨今では、コスト負担を抑えながら従業員に対して使い勝手のよいメール環境やグループウェアを提供し、さらにバージョンアップに伴う負担も軽減できるサービスが続々と登場しています。その代表と言えるのが、この連載で取り上げている「Office 365」と「Google Apps for Business(以下、Google Apps)」です。これらのサービスは、「イニシャルコストを抑えて導入することが可能」、「使いたいときにすぐに使い始められる」、「運用負担を軽減できる」といったクラウドサービスに共通する特長を備えているほか、実際に利用するユーザーに対してもさまざまメリットを提供しています。それでは、具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。… 続きを読む

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Bizコンパス編集部

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